A tudásközpontú kilépő interjú, mint kézenfekvő megoldás
Stéber Andrea publikált egy írást a LinkedIn csoportunkban (Tudásmenedzsment Magyarországon – KM in Hungary) a Docusoft kilépő interjúkkal kapcsolatos gyakorlatáról. A cikk tartalma önmagában is izgalmas, de engem arra késztetett, hogy tovább gondoljam a kérdést a tudásmenedzsment nézőpontjából. A szervezeti tudásvesztés leggyakoribb formája, amikor egy munkatárs távozásakor magával viszi megszerzett tudását, tapasztalatát. A hagyományos kilépő interjú alig orvosolja ezt a problémát.
Olcsóbb megtartani a tudást, mint pótolni!
Értelmetlen veszteséget okoz a cégünknek, ha olyan tudást engedünk elmenni a távozó munkatársakkal, amit viszonylag egyszerűen meg lehetne tartani. Az utódtól elvárjuk, hogy a lehető leghamarabb (legalább) az elődje szintjén teljesítsen, de nincs könnyű helyzetben, ha nem találja a fontos információkat, ha újra fel kell építenie a jól bevált gyakorlatokat. Minél tovább tart a betanulási (utolérési) fázis, annál többe kerül ez a szervezetnek.
A tudásmenedzsment jónéhány módszertant ajánl a tudásvesztés megakadályozására. Többek között a mentorálást, tananyagírást, tudásközösségeket. A kilépő interjú az egyik legkézenfekvőbb megoldás, főleg akkor, ha a tudásközpontú változatát használjuk, nem pedig csupán a hagyományosat. De mi is a különbség?
Miben több a tudásközpontú kilépő interjú?
Ha rákeresünk a „kilépő interjú” kifejezésre, számtalan bejegyzést találunk, amelyek különböző szempontból tálalják a témát. Szinte kivétel nélkül arra fókuszálnak ezek az írások, hogy milyen hasznos információk gyűjthetők be ebben a szituációban a távozó munkatárstól arról, hogy hogyan látja a céget, szervezetet. Ezek az információk nyilvánvalóan nagyon hasznosak, de legalább ennyire fontos lenne a saját munkaköre ellátásához szükséges tudás, tapasztalat begyűjtése, és annak a veszélynek a csökkentése, amit a távozó munkatárs által elvitt tudás hiánya fog okozni. Ezt az esélyt azonban helyből lenullázák azzal, hogy a kilépő interjúk túlnyomó többségét a HR munkatársai végzik. Ők alighanem kérdezni sem nagyon tudnának (főleg az un. „tacit” tudásokkal kapcsolatban), de ha mégis, a válaszok többségével semmit sem tudnának kezdeni.
A tudásközpontú interjúk a szakmai tudásra fókuszálnak. Megpróbálják feltérképezni a leírt („explicit”) tudások hozzáférhetőségét, kideríteni a felhasználásuk legjobb módját. Még ennél is fontosabb, hogy a nehezen leírható, csak a fejben elraktározott tudásból, tapasztalatból a lehető legtöbbet megőrizzük a szervezet számára.
Hogyan működik a módszer?
Ideális esetben egy szakmailag kompetens és az interjú technikában jártas személy együtt vesz részt a megbeszélésen. Mivel gyakran mély tartalmú, sokszor az interjú alany számára is rejtett tudások feltérképezéséről van szó, nagyon fontos az előzetes felkészülés, tájékozódás. Ez nem egy pár perces kedélyes beszélgetés, lehet, hogy többször is találkozni kell a kívánt eredmény elérése érdekében. Az elhangzottakat a lehető legpontosabban kell rögzíteni, hogy a későbbiek során ellenőrizhető, visszakereshető legyen. Legcélszerűbb hangfelvételt készíteni a teljes folyamatról, de a képi rögzítő elemek (fotó, videó) alkalmazása is hasznos lehet bizonyos speciális tudástartalmak esetében.
Az időzítés is fontos sikertényező lehet. Amint értesülünk a távozási szándékról (helyzetről), érdemes megejteni az első találkozót, ahol kiderülhet, hogy milyen mértékű munkára van szükség a tudásmentés érdekében.
A kilépő interjú elkészítése önmagában még semmit nem ér. Ha nem szánjuk rá az energiát a kapott értékes tartalmak feldolgozására, alkalmazhatóvá tételére, akkor nem is érdemes belefogni, mert csak kidobott idő és energia lesz belőle. Ha viszont megfelelően „csomagoljuk” a potenciális felhasználók számára, a befektetett munka sokszorosan meg fog térülni.
Gyulay Tibor
Kapcsolódó prezentáció: http://www.slideshare.net/poziteamkft/tudsfkusz-kilp-interj