Március 28-án webinárral folytattuk ingyenes tudásmenedzsment meetup sorozatunkat. Miután legutóbb az e-learning felől közelítettük meg a tudásmenedzsmentet, ezúttal azt mutattuk be, hogy a tudásmenedzsment oldaláról nézve mi tesz kiválóvá egy szervezetet. Témánk jól illeszkedik partnerünk, a Szövetség a Kiválóságért Egyesület (SZKE) programsorozatába. Az SZKE – tanácsadói csapatunk több tagjával egyetemben – az EFQM 2020 modell (European Foundation for Quality Management) magyarországi nagykövete.
Az EFQM-ről
A szervezetirányítási keretrendszerként funkcionáló modellt a változásvezetés és a szervezeti teljesítmény fenntartható javítása céljából alkották meg. A modell fogalmai szerint a tudásmenedzsment a szervezeti stratégia megvalósítási folyamatának eszköze, a teljesítmény és az átalakítás irányítására van közvetlen hatással. Pillérjei 21 további osztályozási szempontra oszlanak, melyek közül az EFQM.org értékelései szerint Magyarországon a tudásgazdálkodás a legelhanyagoltabb terület. Az EFQM 2020 modell teljes egészében megismerhető az SZKE honlapján.
Tudásmenedzsment az EFQM modell támogatásával
Alapító-ügyvezetőnk, Gyulay Tibor előadásában kifejtette, hogy tudásmenedzsment tanácsadóként alapvetésünk, hogy ha a szervezetben már valahol megkeletkezett egy tudás, akkor ennek az újratermelésére fordított minden erőfeszítés pazarlás. Amikor ennek a pazarlásnak a mértéke alacsony, tanuló szervezetről beszélünk. Ennek a tanuló szervezeti működésnek a kialakítása érdekében nyúlunk a tudásmenedzsment eszköztárához.
Az EFQM modell strukturáltan mutatja meg a tanulni vágyó szervezeteknek és tanácsadóiknak, hogy mely területeken van lehetőségük ennek a pazarlásnak a csökkentésére.
Hogy egy szervezet tudástőkéje működtetésével fenntarthatóan hatékonyan tudjon működni, egy olyan jövőképre van szüksége, amelyben tagjai döntési helyzetekben az aktuálisan elérhető legtöbb, a döntéshez szükséges tudás birtokában vannak.
A mennyiség mellett természetesen a minőség is fontos, ami például az idő felől közelíthető meg jól: fontos, hogy szükség esetén ezt a tudást a döntéshozó megfelelő gyorsasággal legyen képes előhívni.
Kevésbé értetődik magától, hogy a fenti jövőkép eléréséhez tervezett TM stratégia ahelyett, hogy a változás kezdetén jönne létre, a TM kihívások felismerése nyomán, folyamatosan alakul ki egy agilis folyamat során.
Helyzetkép a résztvevők szerint
A KM EXPERT tudásközösségéből, illetve az SZKE követői közül kapcsolódók is egészen eltérő mélységben jártasak a TM-ben: jócskán részt vettek a programon még éppen csak ismerkedők és szakértők is. Miután tisztáztuk a kontextust, a TM kihívások azonosítása végett tanácsadói tapasztalatokat cseréltünk velük: kis csoportokban egymásnak és nekünk, programtartóknak is bemutatták, milyen kihívásokat és jó gyakorlatokat azonosítottak szervezetükben.
A workshopon készült villámfelmérésünk eredményei alapján a szervezetek viszonylag elkötelezettek a TM mellett, azonban a tudásmegosztás jelenleg inkább csak egy spontán tevékenység, mintsem elterjedt munkamódszer. Jellemzően hiányoznak a TM stratégiai alapjai, ahogy a TM irányításának személyi és technikai feltételei is elmaradnak a kívánatostól.
Tanácsadói példák
Tanácsadói tapasztalataink alapján különösen hangsúlyosak az alábbi tipikus anomáliák:
- Mivel egy korábbi megoldás nem közismert a szervezetben, valaki innováció helyett újból feltalálja a spanyolviaszt. Termékfejlesztés mellett például munkamódszerek kapcsán is előállhat ilyen helyzet, ha nem szokás a legjobb gyakorlatok megosztása általi tapasztalatcsere.
- Gyakori frusztráció forrása az adatok, információk nehéz elérhetősége, ami a negatív érzelmek miatti motivációvesztés mellett már rövid távon is kártékony: tipikusan 40-ből 10 munkaóra nem produktív, javarészt a nem hatékony információkeresés miatt.
Gondoltál már arra, hogy a TM eszköz lehet a bérverseny megkerülésére? Egyik ügyfelünk sikeresen fékezte meg addig gyorsan cserélődő ügyintézőinek elcsábítását azáltal, hogy egy mentor programmal megtámogatott belépési folyamatot dolgozott ki új munkatársaiknak. A program kialakítása jelentős költségmegtakarítást jelentett a béremeléshez képest, miközben versenyelőnyt sikerült elérnie az alternatív megoldással.
A változáshoz stratégiára és rád is szükség van
Résztvevőink egyebek mellett olyan eseteket és helyzeteket mutattak be, amelyek túlságosan elkényelmesíthetik a döntéshozókat vagy a szakértőket, így a szervezeti tanulás háttérbe szorulhat. Ízelítőt kaptunk egy újonnan felállt kutatóközpont esetéből, ahol még alakulóban vannak a folyamatok, a szerepkörök és nagyjából minden egyéb, ami meghatározza a szervezetet. Ennek a folyamatnak türelmesen megadják az időt, ugyanakkor kérdés, hogy mikor látják elérkezettnek a célirányos működést. A szervezeti tanulás elkezdését meggyőződésünk szerint nem érdemes halasztani, mert a változás elkezdésére mindig a MOST a legjobb pillanat. Ráadásul – mint Tibor arra előadásában rámutatott – a szervezeti tanulás egy sok visszacsatolásból álló, agilis folyamat, amely során a szervezet együttműködő tagjai egymás működését is intenzíven tanulják, akárcsak a kezdeti szakaszban lévő szervezet tagjai.
Egy másik, energetikai példánk arra tanít, hogy a stratégiai akarat önmagában még nem elég. Fontos, hogy minden szakterület hasonló alapossággal mérje fel tudásvagyonának kezelésével kapcsolatos hiányosságait, kockázatait, és a többi szervezeti egységgel közösen alakítsák a szervezet tudásgazdálkodási kultúráját.
Ez csak a kezdet
A visszajelzések alapján sikerült közelebb hoznunk a tanuló szervezet koncepcióját a közönséghez, amit az SZKE-vel egyetértésben folytatni kívánunk. Ennek jegyében április 25-én délután egy még gyakorlatiasabb megközelítésben folytatjuk a webinárt, melynek részleteiről az SZKE-vel közösen hamarosan többet is megosztunk hírlevelünkben.
Te is úgy érzed, hogy magas prioritás a szervezeti tanulóképesség fejlesztése? Következő eseményünk regisztrációs időszaka előtt is várjuk érdeklődéseset, jelentkezésedet májusban induló képzéseinkre, ahol tapasztalati tanulás útján mélyen is megismertetjük a tanuló szervezet koncepcióját. Külön képzéssel készülünk vezetőknek (Tanuló szervezetek vezetése) és szakértőknek (CKO Academy).
Ha lemaradtál az eseményről vagy felelevenítenéd a történteket, érdemes követned az SZKE és a KM EXPERT YouTube-csatornáját is, ahová hamarosan feltöltjük a webinárról készített videófelvétel kivonatát.
Ezúton is köszönjük a Szövetség a Kiválóságért Egyesület együttműködését, április 25-én folytatjuk!
