A sokszínű kapcsolat
A projektek különleges terepet jelentenek a tudásmenedzsment számára. A nagy tét miatt hatalmas a jelentősége a tudás felhasználásának, a tapasztalatok beépítésének. Ugyanakkor általában elkülönül egymástól a tanulságok keletkezése és felhasználása térben, időben és az érintettek személyét illetően is. Ráadásul a „lessons learned”-en túl is, több területen kapcsolódik egymáshoz a PM és a TM!
Tapasztalt projektvezető – hatékonyabb projekt
Azt természetesnek vesszük, hogy a nagy téttel bíró projekteket nem bízzuk zöldfülű menedzserre. A célelérés, az idő- és költségkeretek tartása nagymértékben függ a vezető és a projekt team tapasztaltságától. Ha ilyen nagy szerepe van a felkészültségnek a projektek sikerében, akkor vajon miért hagyjuk parlagon azt a rengeteg tudást, tapasztalatot, ami a szervezet előző projektjeiben keletkezett? Már 20 éve, az első projektmenedzsment trénerek egyikeként, a projekt ciklus fontos elemeként emlegettük a tapasztalatok feldolgozását a zárás során. Mégis azt látjuk, hogy erre a legritkább esetben kerül sor, és addig már szinte sehol sem jutnak el, hogy a levont tanulságokat, megfelelő feldolgozás után, „visszaforgassák” a gyakorlatba.
Nem véletlen, hogy a Magyar Projektmenedzsment Szövetség (PMSZ) október 19-i szakmai teadélutánjának témája éppen a projekt tapasztalatok feldolgozása volt. Részletes beszámolónk „A projektek és a lessons learned” cikkben található.
A projektek tudástervezése
Ma már kifinomult módszertan alapján zajlik a projekttervezés. Az ütemtervek mellet készül, többek között: költségterv, kockázati terv, kommunikációs terv stb. Egy fontos dimenzió azonban kimarad. Azt szinte sehol sem gondolják végig előre, hogy a projekt futamideje során milyen tudásra, speciális ismeretekre lesz szükség, azoknak mi a forrása, hogy lehet hozzájutni? Az nem elég, hogy vegyes teameket állítunk össze azzal a jelszóval, hogy sokszínű kompetenciára van szükség a projektben. Komoly hibák vagy csúszások keletkezhetnek, ha az adott pillanatban nem áll rendelkezésre a megfelelő minőségű tudás (vagy az azzal bíró személy).
Hasonlóan fontos feladat a munka során keletkező adatok kezelésének tervezése.
Egyik ügyfelünknél például egy nagyfelújítás zajlott külsős szakértők bevonásával. Bár sok műveletben a későbbi üzemeltetők is részt vettek, az nyilvánvalóvá vált, hogy a specialisták távozása után bizonyos tevékenységek elvégzése komoly nehézségekbe fog ütközni, hiszen az üzemeltetők nem ismerték azokat a fogásokat, trükköket, amit a külsős cég munkatársai alkalmaztak. Szerencsére időben fény derült erre a kockázatra, és a megrendelő képviselői időben elkezdték rögzíteni azokat a tudáselemeket, amik újak voltak számukra (közös munkavégzés, fénykép és videó felvételek készítése…)
Tudásmenedzsment projektek vezetése
Amennyire a projektmenedzsmentnek hasznos a tudásmenedzsment bevált módszereinek alkalmazása, annyira fontos, hogy a TM projektek megfelelő színvonalú vezetés mellett valósuljanak meg.
A tudásmenedzsment beavatkozások általában a szervezet sok területét érintik, és eltekintve néhány Quick win akciótól, nagyobb lélegzetű, komplex közelítésmódot igénylő feladatot jelentenek. A sikerhez elengedhetetlen, hogy a projekt vezetője (és a team tagjai) értsék a tudásmenedzsment lényegét, azonosuljanak a TM közelítésmódjával, és magabiztosan alkalmazzák a bevált módszertanokat.
Az eddigi gyakorlatunkban nem volt ritka, hogy vagy TM iránt elkötelezett, de projektvezetési tapasztalattal nem rendelkező vagy profi projektmenedzser TM fertőzöttség nélkül kapta a feladatot, mindkét esetben komoly nehézségeket építve a megvalósításba.
Remélem, a jövőben a felgyorsul a két terület egymásra találása!
Gyulay Tibor
