Emlékszel még arra leckénkre, hogyan tudod kiterjeszteni a legjobb gyakorlatokat?
A legjobb gyakorlatok belső (szervezeti) átadása egy tudásmenedzsment (TM) megközelítés, amely mérhetően jobb eredményekhez vezet a kapcsolódó területeken. Az előző cikkben három átviteli módszert; most pedig a sikerhez szükséges tippeket ismerhetsz meg.
💡 Jól jön egy kis ismétlés, >>tovább olvasom a cikk 1. részét!
__________________________________________________________________________________
⬇️ Itt a folytatás!
Legjobb gyakorlatok kiterjesztése 2. rész
🔑Tippek a sikerhez
A belső legjobb gyakorlatok az intézményi tudás különösen erőteljes formáját jelentik, mivel információt adnak, és valós emberek és tapasztalatok kontextusába helyezik. Ennek ellenére sok szervezet nem tudja átadni a legjobb gyakorlatokat a vállalaton belül. A legjobb gyakorlatok belső átadása nem olyan egyszerű, mint egy folyamatábrát vagy diagramot elküldeni a vállalat egyik részéből a másikba. Formális stratégiára, világos üzleti fókuszra, valamint az átadást ösztönző és akadályozó változók megértésére van szükség.
#1 Kommunikálja az üzleti igényeket
A belső legjobb gyakorlatok átadásának legnagyobb akadálya a zárt gondolkodás. Ha a csapatok és az üzleti területek túlzottan a saját eredményeik és jutalmaik maximalizálására összpontosítanak, nem pedig a teljes szervezet sikerére, kevésbé valószínű, hogy megosszák a legjobb gyakorlataikat, és kevésbé valószínű, hogy más területek legjobb gyakorlatait alkalmazzák. Így a szervezeteknek egyértelműen kommunikálniuk kell a belső legjobb gyakorlatok átadása mögött meghúzódó „miért”-eket.
Az okok, amelyek miatt a szervezetek bevált belső gyakorlatot követnek, eltérőek, de a gyakori okok a következők:
- A szabványosítás szükségessége egyesülés vagy felvásárlás után
- Az új technológia bevezetése után szabványosítás és optimalizálás szükségessége
- Több piacra kiterjedő szabványosítás szükségessége
- A minőség fenntartása vagy javítása
- Az ügyfélszolgálat fenntartása vagy javítása
- Folyamatos fejlesztés és innováció
Különösen fontos az üzleti mozgatórugó(k) kommunikálása a felső vezetőkkel és vezetőkkel, mivel ezek a személyek határozzák meg, hogy az alkalmazottaknak lesz-e idejük és támogatásuk a bevált gyakorlatok azonosításához és átadásához.
#2 Szabványos eszközök és folyamatok biztosítása
Az alkalmazottak gyakran bizonytalanok abban, hogy mi számít bevált gyakorlatnak, valamint abban, hogy mikor és mikor kell azonosítani és alkalmazni a legjobb gyakorlatokat. Ezért fontos világos folyamatot meghatározni a belső legjobb gyakorlatok azonosítására és átadására. Egy hatékony folyamatnak tartalmaznia kell a következő lépéseket:
- Határozzon meg vagy hozzon létre kiemelkedő gyakorlatokat
- A gyakorlatokhoz kapcsolódó ismeretek dokumentálása és azok eredményessége
- Tekintse át, értékelje és érvényesítse a gyakorlatokat
- Kommunikáció és gyakorlatok megosztása
- Támogassa a címzetteket a gyakorlatok átvételében
A hatékony folyamatot szabványos eszközök is támogatják, például ellenőrző listák a jelölt gyakorlatok előre meghatározott kritériumok alapján történő értékeléséhez, valamint űrlapok az egyes gyakorlatokkal kapcsolatos információk rögzítéséhez.
#3 Ösztönözze az alkalmazást az alkalmazkodás helyett
Amikor a legjobb gyakorlatok megvalósításáról van szó, a csapatok gyakran kísértésbe esnek, hogy a gyakorlatokat saját működésükhöz igazítsák. De ha egy csapat adaptál egy gyakorlatot a megvalósítás előtt, akkor akaratlanul is kiiktathatja azokat az elemeket, amelyek a gyakorlatot „legjobbá” teszik, ezzel meghiúsítva az átvitel célját.
Az APQC úgy találja, hogy a szervezetek akkor érik el a legjobb eredményeket, ha megkövetelik, hogy a legjobb gyakorlatokat „ahogy vannak”, legalább a lehető legnagyobb mértékben alkalmazzák. Ha egy csapat megértette a gyakorlatot, akkor az adott helyzetnek megfelelően módosíthatja azt.
Kulcs gondolatok
Mint sok TM-megközelítés, a belső bevált gyakorlatok átadása is olyan dolog, ami szervesen megtörténhet – de általában nem, legalábbis nem nagy léptékben. Nagyszerű látni, hogy egy bevált gyakorlat természetesen „vírusként” terjed az egész vállalkozásban, de még jobb, ha proaktív megközelítést alkalmazunk a bevált gyakorlatok azonosítása és terjesztése terén.
A bevált gyakorlatok belső átadásának három elsődleges megközelítése formálisan eltérő, de mindegyik hatékony eszköz lehet a „mi működik” terjesztésére az egész vállalkozásban. A legfontosabb dolog az, hogy szem előtt tartsa üzleti mozgatórugóit és céljait, és olyan megközelítéseket, folyamatokat és támogató eszközöket tervezzen, amelyek illeszkednek szervezete meglévő struktúrájához és kultúrájához. Egy olyan program, amely támogatja a felső vezetés céljait, és lehetővé teszi az alkalmazottak számára, hogy normál munkájuk során megosszák egymással a bevált gyakorlatokat, nagy valószínűséggel széles körben elterjedt és fenntartható.
