Ha ekkora a tét, miért nem tanulunk a hibáinkból?
A projektek definíciójából adódik a hibázás lehetősége. Aki újszerű, komplex feladatot old meg meglehetősen bizonytalan környezeti feltételek között, az szinte biztosan nem tudja hiba nélkül végezni a munkáját. Az agilis szemléletmód egyik fontos eleme a hibázás lehetőségének megadása. A projektek nagy tétje azonban nem engedi meg, hogy elkerülhető hibákat vétsünk, esetleg ismétlődően!
A projektekben elkövetett hibák következménye elég egyértelműen jelentkezik: határidő csúszással, költség túllépéssel vagy az eredmény minőségének romlásával szembesülünk a nem megfelelően menedzselt feladatoknál. Ez különösen akkor lehet bosszantó, ha olyan hibát követünk el, ami már más projektben is előfordult (akár többször is). A komoly téttel bíró projektekben (többségük ilyen) a következmények is súlyosabbak.
Megoldást jelenthet a megfelelően felkészített, kellő tapasztalattal rendelkező projektvezető és team kiválasztása. Az ő felkészítésükre komoly összegeket fordítanak a szervezetek. A drága képzések vagy a különböző minősítések megszerzése önmagában nem mindig elegendő.
Egy kézenfekvő megoldást azonban ritkán alkalmaznak a cégek, pedig elméletben mindenki tudja, hogy ez az egyik legegyszerűbb mód a projektek hatásosságának és hatékonyságának növelésére. Majd’ 30 éve, az ország első projektmenedzsment trénereinek egyikeként, már tanítottam a projekt tapasztalatok feldolgozásának hasznosságát. Ma, tudásmenedzsment szakértőként, azzal kell szembesülnöm, hogy ezt az egyszerű technikát nagyon kevesen alkalmazzák. Eleve gyakori, hogy elmarad a projekt zárása, de ha meg is valósul, inkább formális, és nem tartalmi. Arra a legritkább esetben kerül sor, hogy alaposan elemezzék a projekt tapasztalatokat; mi ment jól, milyen hibákat követtünk el, mi volt az elkövetett hibák oka, mit kellene másképpen/ugyanúgy csinálnunk egy következő projektben? Ráadásul a projekt tapasztalatainak feldolgozása önmagában még nem hoz megváltást. Ha tanulságokat nem rögzítjük, nem tesszük használhatóvá és hozzáférhetővé mások (vagy legalább magunk) számára, ez a tudás nem hasznosul a szervezet számára, és a konkrét részvevők tanulása is lassú marad.
Ahol megfelelő technikát alkalmaznak a megszerzett tudás feldolgozására és „újra hasznosítására”, ott érezhetően javul a projektek megvalósulási színvonala. Erre én a legjobb példát a Siemens-nél láttam, ahol a projekt kötelező része a projekttapasztalati workshop (nagyobb projekteknél akár több napban is), és ki van alakítva a leszűrt tanulságok megosztásának, beépülésének mechanizmusa is.
Az említett retrospective technika elsajátítására kínálunk lehetőséget a 2018. november 6-án debütáló workshopunkon, amit Horváth Ervinnel a Siemens volt belső trénerével, facilitátorával dolgoztunk ki.
A program részletes ismertetője itt érhető el: https://kmexpert.hu/wp-content/uploads/2018/09/Retrospektiv-workshop_ismerteto_2018-november_2.0-2.pdf
Gyulay Tibor
Tudásmenedzsment szakértő (és projektmenedzsment tréner)
