Hogyan fogott az eNET a tudásmenedzsmenthez?

Sokan tehetik fel a kérdést: vajon mit is jelent a tudásmenedzsment és hogyan foglalkozzunk ezzel nálunk? Ami biztos, az elhanyagolt tudásgazdálkodás következtében nap-mint nap bosszantó és nehéz helyzeteket generálunk a feladatainkkal kapcsolatban. Ezekkel a mindennapokban jelentkező kihívásokkal és problémákkal legalább egyszer már biztos találkoztunk saját szervezetünknél is:

• Egyszerűen nem találom a segítséget a feladataim során, kiben vagy miben és milyen tudásban bízzak?
• Vajon melyik jegyzetre van szükségem? Létezik ilyen egyáltalán? Mintha már csináltunk volna valami ilyet a múlt évi projektnél.
• Most akkor az első, a második vagy az ötödik változat érvényes ezek közül az útmutatók közül?
• Megkérdezem Zsuzsit, ő mindig mindent tud. Legutóbb is egyből tudta a választ. Mi lesz itt, amikor elmegy szabira?!

Ha most hevesen bólogatsz, akkor ajánlom figyelmedbe az alábbi TM bevezetésről szóló cikkünket. Egy idő után a káosz igencsak bosszantó, arról nem is beszélve mekkora költségeket generál. Te feltetted már a kérdést? Biztos megéri dupla annyi időt ráfordítani minden egyes héten az információk megtalálására, minthogy bele vágj, és kezedbe vedd az irányítást? Ha már nem elégszel meg a rendszertelen tudásanyagokkal, nézd meg hogyan fogott hozzá az eNET Internetkutató és Tanácsadó Kft!
Az első lépés a felismerés.  Az egyre ismétlődő tünetek hatására és a szervezeti változások mellett, az eNET tükröt mert tartani önmagának és konkrét tudásmenedzsment akciókba fogott. Felismerte, hogy egy hatékonyabb TM kialakításához érdemes külső segítséget igénybe vennie, így a KM EXPERT-tel közösen alakította ki első TM akciótervét. Ezt a programot egy Tudásmenedzsment esettanulmány cikksorozatban mutatjuk be. Az első részben az eNET-ben TM igények megjelenésével, a szervezeti változásokkal és a megoldások alapjaival ismerkedhetünk meg.

Év végén az eNET-nél jártunk, ahol az addigi TM munkáról kérdeztem Szávai Zoltánt, aki ma már büszkén viseli a Tudásmenedzsment vezető címet. Zoli 2016-ban csatlakozott az eNET csapatához, előtte pedig több, mint 30 évet töltött a bankszektorban.
Azonnal egy érdekes TM kérdéskört kezdtünk el feszegetni. „Számos, magasan képzett junior, medior és senior kollégánk van, akik szakmai ismereteikkel, tapasztalataikkal és kreativitásukkal jelentős mértékben bővítik a cég tudásvagyonát. Ennek a tudásvagyonnak akkor van gyakorlati haszna, ha megfelelő módszertan alapján gondoskodunk a gyűjtésről, rendszerezésről és felhasználóbarát elérhetőségéről/kereshetőségéről. Eddigi tapasztalataim szerint a kollégák inkább személyes segítséget vettek igénybe egymás között, vagy maguknak kutatták fel a szükséges információkat külső forrásokból, mivel a tudásbázisunk nem támogatta a gyors és egyszerű hozzáférést. Az is problémát jelentett, hogy nem volt rendszerezett információnk arról, hogy kit és milyen témában lehet kérdezni egy adott szakmai területen a szervezeten belül.” – meséli Zoli, és együtt gondolkodtunk tovább. Vajon mennyire ismerik egymás kompetenciáit a kollégák, az efféle rejtett tudást hogyan lehet kiaknázni szervezeti szinten, és hogyan tudja támogatni a tudásmegosztást a szervezet? De ne rohanjunk ennyire előre! 😊 Zoli konkrét feladatra érkezett a céghez, szakterülete a projektmenedzsment és az informatikai projektek minőségbiztosítása. Ezeken a területeken felül egyre több feladatot lát el a szervezetben, köztük az új TM projektben vállalt aktív szerepével segíti a szervezet stratégiai céljainak megvalósítását.

2019-től az eNET új szervezeti struktúrát hozott létre, alkalmazkodva a szervezet tevékenységének bővüléséhez és az ezzel együtt járó létszámbővülésnek. Ezzel egyidejűleg megkezdődött a tudásmenedzsment kialakítása. Ennek első lépése tudásmenedzserek kijelölése volt minden üzletágban. Zolit arról kérdeztem, hogyan vetődött fel, hogy a tudásmenedzsmenttel kell foglalkozni a cégnél és milyen kihívásokkal találták szembe magukat, amelynek következtében nyitottak a tudatos tudásgazdálkodás felé? Ennek kapcsán mesélt a szervezetről és megismerhettem az uralkodó alapelveket. Az eNET egy tudásra épülő profitorientált szervezet. A legnagyobb érték a cégben az a tudás, amit a kollégák megszereznek a szakmai tevékenység közben és a képzések kapcsán. Ezt a tudást a szervezetnek valahogy meg kell szereznie, láthatóvá kell tennie és karban kell tartania, amely náluk az eddigi gyakorlatban nem volt tudatos és célirányos tevékenység. „Voltak eszközök, igények, de összeségében nem egy sikertörténet. Pl. a tudáscikkeket gyűjtöttük közös szerveren lévő mappákban, azonban ezen tudásanyagok rendszerezése és karbantartása kihívást jelentett..”  Nem került meghatározásra milyen esetekben kell a tudásanyagot bővíteni, frissíteni. Nem kerültek általános érvényű szabályok kialakításra a tudástárra vonatkozóan. Hiányzott a tudástárban lévő információk felülvizsgálata, napra készen tartása. Két dolog vezetett tehát a TM tudatos létrehozásához. Egyrészt, hogy bár rendelkeztek tudásbázissal, egy idő után kereshetetlenné és átláthatatlanná vált ez a rendszer. A másik tényező a szervezet növekedése és annak strukturális lekövetése, és ezzel  párhuzamosan modernebb, strukturáltabb támogató eszközökre lett szükség.

Tovább mélyítettük a kérdést; honnan érkezett az igény a tudás menedzselésére? A kollégák és vezetőség szintjén is megjelent az igény, a kettő erősítette egymást. A napi működés során a kollégák információs szükségletében kielégítésében egyértelműen jelentkeztek a problémák. „Mindenki megpróbálja megkeresni a rendelkezésre álló eszközeivel a megfelelő információkat. Egy ideig megy is, aztán kiderül, hogy adott témában a tudásbázis használhatatlan, akkor időigényesebbé válik a folyamat. A kollégákat kérdezgetjük, összességében persze jó, hogy segítjük egymást, de hosszútávon 5x ugyanazt elmondani nem hatékony és frusztráló. A módszert, a támogatási formákat kell megváltoztatni nem megkérdőjelezve a segítségnyújtás szükségességét, ezért van szükség a korszerű eszközökre, a TM komplex szemléletmódjára.” – ismertette a helyzetet. A hatékonyság javításának egy jó eszköze lehet a TM, amelynek része a megfelelő tudásbázis kiépítése. A cég vezetése is felismerte a helyzetet, egyértelműen látták, a szervezteben jelenleg nem valósul meg a szervezett tudás gazdálkodás. „Egy tudásközpontú cég esetében – ahol abból élünk, ami a fejünkben van – már hatékonyabb formában kell rögzíteni és folyamatosan karbantartani a megszerzett tudást.” – jegyzi meg Zoli. Át kell tekinteni a szervezeti tudást, hogy megfelelően szolgálja a kollégák szakmai tevékenységét és kielégítse tudásvágyukat, és nem mellékesen a szervezet stratégiai és üzleti célok megvalósítását is.

Miután az alaphelyzetet átbeszéltük, tovább haladtunk és arról kérdeztem Zolit, hogyan indultak el a TM fejlesztésével? A cél kihirdetését követően első lépésként tudásmenedzserek kerültek kinevezésre üzletáganként, azonban nem volt tudásmenedzsment tapasztalatuk. Bejött a köztudatba a TM fogalom és meg kellett tölteni tartalommal:

• mi az a tudásmenedzsment?
• milyen elmélettel rendelkezik és milyen gyakorlati megoldások léteznek?
• milyen feladatai vannak a tudásmenedzsereknek?
• hogyan lehet az eNET-re, mint élő tudásalapú szervezetre adaptálni mindezeket?

„Felismertük, hogy szükség van tudásmenedzsmentre és tudásmenedzserekre, de ahhoz most még kevesek vagyunk, hogy saját kútfőből kialakítsuk a tudásmenedzsmentet nálunk. Először belső képzésekben gondolkodtunk, de láttam, hogy ez ennél lényegesen több, egy komplex rendszer, amit meg kell ismernünk. Egyszerűen beírtuk az interneten a keresőbe és egyértelmű választ kaptunk, hogy a KM EXPERT tud nekünk segíteni a TM fejlesztésben.” – válaszolta Zoli. Az együttműködés során az eNET és a KM EXPERT további lépéseket tett annak érdekében, hogy azonosításra kerüljenek a fájdalompontok és a jövőbeli irányvonalak. Az elméleti és módszertani lehetőségeket együtt fedeztük fel. Így felvértezve az eNET már egy jól körül határolt TM akciótervet dolgozhatott ki. Érdemes nyomon követni a sorozatot, hiszen a folyamat további lépéseit a következő cikkeben folytatjuk!