Mit értünk a legjobb gyakorlat kiterjesztésén és hogyan kell csinálni?
A legjobb gyakorlatok belső (szervezeti) átadása egy tudásmenedzsment (TM) megközelítés, amely mérhetően jobb eredményekhez vezet a kapcsolódó területeken. Ebben a cikkben három átviteli módszert és a sikerhez szükséges tippeket ismerhet meg.
Mit értünk a legjobb gyakorlat kiterjesztésén?
A legjobb gyakorlat (best practice) egy olyan módszer vagy megközelítés egy bizonyos feladathoz, amely mérhetően jobb eredményeket hoz. A külső legjobb gyakorlatokat több szervezetre kiterjedő benchmarking projektek vagy szakmai szövetségek, egyetemek és kutatási szervezetek, például az APQC által végzett külső kutatások révén fedezik fel. A belső legjobb gyakorlatokat egyetlen szervezeten belül azonosítják.
A belső legjobb gyakorlatok pontos meghatározásának és megismétlésének képessége létfontosságú versenyelőny. Az iparágtól függetlenül a sikeresen bemutatott gyakorlatok újrafelhasználása a következőkhöz vezethet:
- Rövidebb ciklusidők
- Gyorsabb az eredmények elérése
- Magasabb vevői elégedettség
- Jobb döntések
- Alacsonyabb költségek
A legjobb gyakorlatok 3 átviteli módszere
A legjobb gyakorlatok belső átadásának három elsődleges modellje van: az üzleti alapú, a közösségi alapú és a közvetlen. Ezek formalitásukat tekintve szervezetenként eltérőek. Míg egy szervezet elsősorban az egyik megközelítést alkalmazhatja (a vállalati kultúrája, a legjobb gyakorlatok alkalmazásának kritikussága és a releváns gyakorlati közösségek megléte alapján), az átadás kiterjesztését szükség szerint kell meghatározni. Például, ha egy csapat azonosít egy, a biztonsággal kapcsolatos bevált gyakorlatot, célszerű lehet ezt a gyakorlatot a szervezeti egységekben (közösségekben) tovább vizsgálni, és adott esetben a folyamatban részt vevő összes alkalmazott biztonsága érdekében bevezetni.
1) Üzleti alapú transzfer
Az üzleti alapú transzfer során a csapatok értékelik saját lehetőségeiket a legjobb gyakorlatok azonosítására és megvalósítására. Ez jellemzően önértékeléssel történik, amely magában foglalja az előre meghatározott kritériumokat arra vonatkozóan, hogy mi minősül fejlesztési lehetőségnek és a jelölt legjobb gyakorlatának. A csapatok ezután fejlesztési terveket készítenek az értékelések során feltárt hiányosságok/lehetőségek orvoslására, majd a megvalósítás befejezése után dokumentálják és megosztják új vezető gyakorlataikat. Ezek az értékelések jellemzően önkéntesek, és a hatékonyság és eredményesség folyamatos javítására irányuló vágy vezérli.
- Ki azonosítja a legjobb gyakorlatokat? Üzleti csapatok
- Ki a tulajdonosa az átruházási folyamatnak? Üzleti csapatok
- Mikor történik? Ad hoc
- Szükséges-e a részvétel és az alkalmazás? Nem
2) Közösségi alapú transzfer
A közösségi alapú átadást a tudományágon alapuló gyakorlati közösségek segítik elő. Az egyének és a csapatok meghatározzák saját jelölt gyakorlataikat, és eljuttatják azokat az érintett közösségekhez, ahol a közösség szakértői és tagjai értékelik azokat. A közösségek támogatják a legjobb gyakorlatok alkalmazását és támogatást nyújtanak, de az alkalmazás általában önkéntes.
- Ki azonosítja a legjobb gyakorlatokat? Csapatok és egyének az üzletben
- Ki a tulajdonosa az átadási folyamatnak? Gyakorlati közösségek
- Mikor történik? Folyamatosan
- Szükséges-e a részvétel és az alkalmazás? Nem
3) Közvetlen átadás
A közvetlen átadás magában foglalja a központilag azonosított legjobb gyakorlatok több címzett helyre történő átadását, amelyek általában a legjobb gyakorlatok átvételéhez szükségesek (például a legjobb gyakorlatok szabványos szabályzatokba és eljárásokba történő integrálásával).
- Ki azonosítja a legjobb gyakorlatokat? Központosított csoport (például TM, minőség- vagy folyamatfejlesztés) a téma szakértőivel együttműködve
- Ki a tulajdonosa az átadási folyamatnak? Központosított csoport (például TM, minőség- vagy folyamatfejlesztés) azon helyek vezetőivel együttműködve, amelyek megkapják a legjobb gyakorlatot
- Mikor történik? Folyamatfejlesztés, Six Sigma, vagy minőségi projektek során
- Szükséges-e a részvétel és az alkalmazás? Igen
