Sokan hallottak róla, de csak kevesen ismerik alaposan

A SharePoint témában tartott TM műhelyünk tapasztalatai

Folytatódott tudásmenedzsment műhely sorozatunk. A február 9-i találkozónk során a SharePoint TM központú felhasználási lehetőségeiről beszélgettünk. A részvevők többsége már találkozott ezzel az alkalmazással, de senki nem akadt, aki az eszköz által kínált valamennyi lehetőséget ismerte volna.
Visszatekintésünkben, a bemutatott prezentációk mellett, összefoglaljuk a részvevők által megosztott tapasztalatokat.

Mivel a megszokottnál kisebb létszámú volt az összejövetelünk, egy viszonylag részletes ismerkedő körrel kezdtük a programot. A bemutatkozásokból kiderült, hogy a részvevők többségét nagyon érdekli a SharePoint (SP) alkalmazási lehetősége a szervezeti tudáskezelésben. Sokaknál rendelkezésre áll az SP, de vagy csak kísérleteznek vele, vagy csak szűk körűen használják.

A bevezetőmben elmondtam, hogy a témaválasztásban éppen ez a felemás helyzet játszott szerepet; egyre több ügyfelünknél találkozunk a SharePoint-tal, de a legtöbb helyen csak egy-egy speciális célra (pl. intranet, fogalomtár…) használják, vagy éppen az alkalmazás lehetőségét kutatják néhány megbízott munkatárs segítségével. Ráadásul a SP jövőbeli elterjedését nagymértékben befolyásolhatja, hogy az Office 365 csomagok igénybevételével már a kis- és közepes vállalkozások is használhatják a tudásuk megőrzésére, megosztására.

A házigazda Microsoft képviseletében Angyal Róbert vázolta fel a részvevők számára a munka világában tapasztalható trendeket, ás bemutatta, hogy a MS vállalati megoldásai hogyan támogatják a szervezeteket a kihívásokban.

Földesi László a Systemfarmer tulajdonos ügyvezetője a fejlesztői oldalt képviselte. Saját és ügyfeleik gyakorlatából vett példák segítségével illusztrálta a SP szinte kimeríthetetlen lehetőségeit. A tudásmenedzsment logikájába illesztette a konkrét megoldási módokat. Kitért az űrlapok (template) fontosságára, bemutatta a munkafolyamatok (workflow-k) szervezetésének jelentőségét, rávilágított a SP egyik fő erősségére, a sokoldalú kereső (Enterprise Search) használhatóságára. Nagyon érdekes volt a SP külsősök irányába történő megnyitása és a SP integrációja a Yammer-rel is.

Az előadások utáni beszélgetés során több volt a kérdés, mint a megosztható jó gyakorlat. Ez is mutatja, hogy hiába a sok lehetőséget kínáló eszköz, ahhoz, hogy széleskörűen kihasználjuk az adottságait, a felhasználói szükségletekből kell kiindulni. A tudásmenedzsment rendszer konkrét feladataihoz kell hozzárendelni a SP megoldásokat, és az így szerzett jó tapasztalatokra építve lehet továbbhaladni lépésről lépésre. Több helyen is találkoztunk azzal a (szerintünk) helytelen gyakorlattal, ahol a SharePoint-ot nagy erőkkel akarták rákényszeríteni a szervezet tagjaira. Nagy létszámban kezdték oktatni a SP technikai használatát vagy 50-nél több oldalból álló SP kézikönyvet adtak ki, anélkül, hogy valakinek is megmagyarázták volna, neki milyen előnye származik az eszköz használatából.

A SharePoint szemléletváltást igényel, de elősegíti a korszerű TM gondolkodásmód térhódítását is. Jó példa erre a dokumentumkezelés: Ha (nagy nehezen) sikerül rászoktatni a felhasználókat, hogy a SP-t ne hagyományos dokumentumtárként használják, hamar rájönnek a dinamikus dokumentumkezelés előnyeire: verziókövetés, egyidejű szerkesztés, értesítés a változásokról, hozzáférés bárhonnan…

Örömmel vennénk, ha hallhatnánk, olvashatnánk mások tapasztalatait is. Akár hozzászólást, akár önálló cikket is szívesen fogadunk a témában.

Gyulay Tibor
KM EXPERT a tudásmenedzsment szakértő