Ég veled, bús hétfő!
Egyszer kifejtettem egy barátomnak, hogy szerintem jóllétünket és elégedettségünket az jelzi a legjobban, hogy általában hogyan érezzük magunkat vasárnap este és hétfő reggel. Felháborodott. Az ő paradigmájában ez egy szükséges, menetrendszerű rossz érzés mindenkinek, aki a klasszikus hétfő-péntek munkarendben dolgozik. Ennyiben maradtunk, mert tudtam, hogy a paradigmaváltás rendszerint hosszabb mentális folyamat, mint egy baráti beszélgetés – vagy egy blogbejegyzés olvasási ideje.
A háromrészes sorozat második részében mutatok neked néhány praktikát az első részben bemutatott szempontok érvényesítésére, vagyis a feladatkezelési rendszered kialakítására. Emellett segítek egyensúlyozni az asztalról lepotyogó feladatok és a feladatkezelés és a szélsőséges betáblázás között.
A post-it-ek és a betáblázás között félúton
Meglepően gyakran tapasztalom, hogy magas beosztású vezetők is csak esetlegesen, vagy nem használnak naptárt. Ha elsőre neked is nehéz elképzelned, hogyan dolgozhatók be az előző részben bemutatott lista tételei egy naptárba, a következő jelölési gyakorlatok és egyéb praktikák segíthetnek. A folytatásban a Google Naptárban kivitelezhető megoldásokról fogok írni, mivel privátban (valamint a céges naptáramba szinkronizálva) ezt használom.
Teendő vagy naptárbejegyzés? Én a várható időtartamnál húzom meg a határt: ha egy teendőm elintézése legalább fél órát igényel, találkozóként/naptárbejegyzésként rögzítem, hogy tudatosítsam: jelentős részét fogja kitenni a napomnak. A többit elég egész napos (a naptár tetején felbukkanó), vagy időponthoz kötött teendőként rögzíteni attól függően, hogy időhöz és helyhez kötött-e.- Emlékeztetők: könnyen tudunk nyomasztóan sokat előállítani belőlük. Én csak a teendőként rögzített tételekhez szoktam rögzíteni őket, és így a barátaim lettek. Érdemes azokhoz a tételekhez beállítani, amelyeket hajlamosak vagyunk elfelejteni.
- Színezés: én elköteleződés és fontosság szerint színekkel különböztetem meg a bejegyzéseket. Kékkel a fix programokat, zölddel az időben rugalmas, de tervezett időtöltéseket jelölöm. Sárgával a bizonytalan részvételemet, pirossal pedig a nagyon sürgős (lehetőleg nem halasztandó) feladatok ellátását jelölöm.
- Pufferek, szünetek: még korábbi fegyelmezett naplózásom során is azt tapasztaltam, hogy 2-3 óra simán eltelik a napból tétlen utazással, sétával A-ból B-be, vagy éppen a fürdőszobai rutinokkal. Ez a zajló idő a barátunk, jó alkalom végig gondolni a dolgainkat vagy némi töltődésre. Lefaragni nem feltétlenül érdemes, számolni vele viszont nagyon is fontos! Ez segít abban, hogy ne nyomaszd magadat irreális időkeretekkel, vagy értekezleteknek olyan, többórás sorozataival, amelyben egy perc szünetet sem hagysz magadnak. Hagyj magadnak időt átzsilipelni két tevékenység között! A szünetek és az előre nem látott események időigényét gyakran hajlamosak vagyunk elfelejteni vagy eltagadni – az idővel kapcsolatos élethazugságainkról külön cikkben fogok még írni.
- Szinkron: amennyire a munkában, illetve privátban használt rendszerek lehetővé teszik, valamint ahogy a privát szféránk határai engedik, szinkronizáljuk naptárainkat! Az egyes programok többszöri beírása ugyanis jelentős időrablóvá nőheti ki magát, és valós idejű szinkron híján könnyen köthetünk le olyan programokat, amelyeket már üt valami a másik naptárunkban. Túl az egyéni szinten, szoros munkakapcsolatainkkal is érdemes figyelni egymás naptárát – fontos, hogy bármelyik naptárbejegyzést priváttá tehetjük, és ekkor csak annyit látnak belőle a többiek, hogy valamivel elfoglaltak vagyunk. Ennél kevesebb titkolózás van szükség azon feketeöves naptárazók körében, akik párjukéval is szinkronizálják privát naptárukat közös idejük védelme érdekében.
Néhány gyakorlatra a 3. részben még visszatérek egy-egy részletesebb példa erejéig. Előbb azonban az általános tippek után adok néhány támpontot a heti tervezési gyakorlatod testre szabásához.
Róma sem egy nap alatt épült
Amikor elkezdtem radikálisan újragondolni saját időgazdálkodásomat, egyik fő fájdalompontom a sok túlvállalásom volt – gyakran tapasztalom, hogy ez kis túlzással népbetegség. Amikor kitaláltam a saját rendszerem alapjait, először azt vártam tőle, hogy a szokásos vállalásaim immár bele fognak férni egy hétbe. Nagyot tévedtem: hamar észrevettem, hogy lelkesen teleírtam naptáramat, és a nap végén nagyon nyomasztott, hogy a feszes terveim jelentős részét nem teljesítettem. Aztán találkoztam egy mondással, amit többnyire Bill Gates-nek tulajdonítanak, és azóta is egyik meghatározó gondolatom:
„Az emberek nagy része hajlamos túlbecsülni, hogy mire képes egy nap alatt, és alulbecsüli, hogy mire képes egy év alatt.”
A csekklista részben azt is szolgálja, hogy ne bánkódjunk valamin és fogadjuk meg sok halogatást követően, majd felejtsük is el ugyanolyan hirtelen felindulásból. Ehelyett arra ösztönöz minket, hogy rendszeresen szánjunk némi időt ezekre az ügyekre és kis lépésekben haladjunk vele.
Ahelyett, hogy már-már közhelyekben írnék egyéni utakról és élethelyzetekről, zárásként azt javaslom, vizsgáld meg, mekkora szabadságra vágysz és ezért mennyit vagy hajlandó tenni. Egyre komplexebb problémák állítanak minket kihívások elé, egyre gyakrabban kell újraterveznünk, vagyis egyre nagyobb szabadságfokkal kell választanunk – VAGY ha ezt szabadságnak éljük meg: választhatunk lehetséges időtöltéseink közül. Ez a szabadság lehet hátborzongatóan nagy és üdítően kellemes is.
Neked mire van igényed a jelen élethelyzetedben? Hozzanak rendszert mások az életedbe, vagy inkább arra vágysz, hogy minden heted más legyen? Spontán vagy megtervezett estéket szeretnél? Mennyire van szükséged közösségre ezen a héten? És énidőre? Időben melyik a kötöttebb általában: a munkád vagy a magánéleted? Hogy vagy ettől?
Mindegyik válasz praktikus bizonyos élethelyzetekben, nincsenek jó és rossz válaszok ezekre a kérdésekre. Csak őszinték és hazugok.
Ha nem Idő- és tudásgazdálkodás hírlevelünkben találtál a cikkre, de még olvasnál hasonlókat tőlünk és szeretnél értesítéseket kapni időgazdálkodás témájú programjainkról, könnyedén feliratkozhatsz egy perc alatt az alábbi linkre kattintva.
Ha Te is megjelentetnéd gondolataidat blogunkon, küldd el ötletedet a szabo.marton@kmexpert.hu e-mail címre!
