A széles látókör mindenkinek előnyös, főleg ha tanulni szeretnénk a szervezeten kívülről. Így van ez a tudásmenedzsment (TM) fejlesztése terén is. Ezért érdemes áttekintenünk, hogy az APQC 2022-es Folyamat- és Tudásmenedzsment Konferenciájának előadói és résztvevői hogyan gondolkodtak az emberek erőfeszítéseinek középpontba állításáról.
Folyamat- és Tudásmenedzsment
A folyamat- és tudásmenedzsment akkor lehet igazán sikeres, ha a szervezet minden szintjén az emberek megértik a jövőképet, és beleegyeznek, hogy segítsék a munkavégzés fejlesztését.
Ahhoz, hogy ez megtörténjen, a tudással és a folyamatokkal foglalkozó szakembereknek meg kell érteniük, mi készteti az embereket jobb teljesítményre, és hogyan illeszkednek programjaik a szervezeti kultúrába.
TM elkötelezettségi kihívások és megoldások
A munkatársak elkötelezettsége a tudásmenedzsment (TM) sikerének sarokköve. A TM csak akkor biztosít értéket, ha az munkatársak aktívan vesznek részt a tudásmegosztásban, az újrahasznosításban és az együttműködésben.
Számos jól bevált gyakorlat létezik a TM-elköteleződés elősegítésére, de ez továbbra is kihívást jelent sok TM-csapat számára. Ahogy az alaptechnológiák, a munkaerő demográfiai adatai és a szervezeti prioritások megváltoznak, a TM-csapatoknak gyakran kell módosítaniuk, megújítaniuk a munkatársak bevonásának módjait.
A leggyakoribb elkötelezettségi kihívások:
- A TM törekvés még új a szervezetben: Több résztvevő jelezte, hogy nem tudja, hol kezdje el a szervezete új TM-programját. Még a tapasztalt TM-szakemberek is arról számoltak be, hogy küzdenek a kulcsfontosságú érdekelt felek azonosításával és a munkafolyamatok megértésével egy új TM-feladat elindításánál.
- Az érintettek változási túlterheltséget tapasztalnak: Néhányan azt mondták, hogy szervezeteikben más változások és kezdeményezések is vannak, amelyek versenyeznek az érintettek idejéért és figyelméért.
- A tartalomkezelés káosz: Több résztvevő elmondta, hogy a vállalati tartalmaik különböző és szétválasztott rendszerekben vannak. Azért küzdenek, hogy a tudás könnyen hozzáférhető és újrahasznosítható legyen.
- Az emberek nem akarnak „folyamaton kívüli” munkát végezni: A folyamaton kívüli TM tevékenységek megkövetelik a munkatársaktól, hogy kilépjenek a szokásos munkafolyamatból, hogy TM-et végezzenek. Több résztvevő azt mondta, hogy szakértőkre és más hozzáértő emberekre van szükségük ahhoz, hogy elvégezzék a folyamatban előírt tevékenységükhöz kapcsolódó TM tevékenységet, de erre nehezen motiválhatók.
- Az emberek nem akarnak megváltozni: Néhány résztvevő azt mondta, hogy kihívást jelent meghatározott csoportok, például a régi alkalmazottak vagy olyan funkciók/részlegek bevonása, amelyek szkeptikusak a TM értékével kapcsolatban, és nem akarnak változtatni a munkamódszerükön.
Kezd kicsiben és fókuszáltan!
Azok számára, akik új TM-programokat kezdenek, a résztvevők azt javasolták, hogy egy kis pilottal kezdjék. Például kezdjék egy konkrét üzleti problémával, amelyet meg kell oldani, vagy egy teljesíthető képességfejlesztéssel.
Bölcs dolog hosszú távú jövőképet felállítani a TM rendszer és a TM érettség céljaira. A résztvevők azonban azt mondták, hogy a TM-csapatoknak egyensúlyt kell tartaniuk a hosszabb távú célok és a gyorsan teljesíthető projektek között, hogy elkerüljék az elakadást vagy a túlterhelést.
A résztvevők hangsúlyozták annak fontosságát is, hogy a TM erőfeszítéseit az üzleti célokra kell összpontosítani. „Vannak olyan dolgok, amelyek beváltak és igazak a tudásmenedzsmentben, és ezek egyike az, hogy ismernünk kell a vállalat céljait és e célok relevanciáját a tudásmenedzsment szempontjából” „A TM prioritásainak az üzleti célkitűzésekhez igazítása szinte megoldás a mérőszámokra.”
Használd a partnerek, a véleményvezérek és a kiemelkedő felhasználók befolyását
Mind a TM projektekben, mind a TM rendszerek működésében jelentős szerepet kapnak azok a partnerek, véleményvezérek és kiemelkedő felhasználók, akik a TM célok irányába befolyásolják a munkatársak viselkedését.
- Partnerek: különösen azok, akiknek a céljai átfedésben vannak a TM céljaival, mint például a minőség és a szervezeti tanulás.
- Véleményvezérek: akik jelentős közösségi tőkével rendelkeznek a szervezetben. Ezeknek az egyéneknek lehetnek lenyűgöző címei, vagy nem, de amikor beszélnek, akkor az emberek hallgatnak rájuk.
- Kiemelkedő felhasználók és korai alkalmazók: akik beszélhetnek a TM-eszközök értékéről, és segíthetnek másoknak megtanulni az előnyös használatukat.
Kommunikálj tisztán és gyakran!
A kommunikáció kulcsfontosságú a TM-elköteleződés kialakításához és fenntartásához. Amikor a TM-ről kommunikálunk, használjuk a vállalkozás nyelvét a TM-zsargon helyett. „Amikor a szervezeten belüli csoportokkal beszélsz, akkor az ő nyelvükön kommunikálj!” „Gyakran beszélünk a vállalat költségeinek megtakarításáról, de egyes csoportok számára a projektek vagy a találkozók idejének lerövidítése meggyőzőbb lehet. Találd meg, mi számít közvetlenül a közönségednek!”
Szinte minden szervezetben találhatók alulról építkező TM-ek, amelyek segítségével bemutathatjuk a TM-et és annak értékét. „Például, ha valakinek problémája van, az egyik első dolog, amit megkérdezek, hogy az üzletben másnak is van-e ilyen problémája. Valószínűleg igen, és szívesen beszélnél velük erről?”
A résztvevők különféle kommunikációs csatornák használatát javasolják a formális képzéstől a tájékoztatási kampányokon keresztül a plakátokra és az irodai képernyőkre feltett „tudatalatti üzenetküldésig”. Azt is tanácsolják a TM-csapatoknak, hogy készítsenek bemutatókat stratégiájukról, eszközeikről és magáról a TM-ről.
A résztvevők hangsúlyozták a kétirányú kommunikáció fontosságát a TM csapat és a TM végfelhasználók között. Azt tanácsolták a TM-csapatoknak, hogy végezzenek rendszeres felméréseket, hogy megértsék, mi működik és mi nem működik. Olyan kérdések feldolgozása, mint például: „Mennyi időt takarított meg ez az eszköz?” segíthet a TM csapatoknak kiszámítani erőfeszítéseik üzleti értékét.
A TM humán tényezőjének használata
A munkatársak és a vezetők a TM-et gyakran a technológiával azonosítják. A technológia fontos tényező, de célszerű a TM emberi elemére összpontosítani. Fontosak a gyakorlati közösségek és a TM-rendezvények (pl. tudáskávézók), mint két különösen értékes megközelítés, amelyek az emberek közötti kapcsolatokon keresztül ösztönzik a TM iránti elkötelezettséget.
A történetmesélés egy másik hatékony eszköz a TM emberi oldalának bemutatására. A sikertörténetek segítik a befogadást, mert megmutatják a TM kézzelfogható előnyeit, és gyakran a kihagyástól való félelem érzését keltik a szkeptikusok körében. „A történetmesélés néha jobb, mint egy mérőszám, különösen, ha megtaláljuk a megfelelő történetet azokhoz, akikkel beszélgetünk” – mondta egy résztvevő. Egy másik résztvevő arra hívta fel a figyelmet, hogy fontos megkönnyíteni az üzletemberek számára, hogy megosszák történeteiket. Három egyszerű kérdést javasolt feltenni:
- Mit csináltál?
- Hogy csináltad?
- Milyen értéket hozott a cégnek?
Kiemelt Tanulságok
A TM elköteleződés soha nem egyszeri ügy, alkalmanként táplálni kell. A TM-csapatoknak ki kell építeniük és folyamatosan újra kell építeniük az elkötelezettséget, ahogy az üzlet, annak alkalmazottai, valamint a TM eszközei és megközelítései fejlődnek.
Értsd meg a szervezet szükségleteit és kihívásait. Ha megérted ezeket, akkor azonosíthatod a szervezeted számára legmegfelelőbb TM-megoldásokat, a bevezetés megfelelő ütemezését, valamint a megfelelő üzeneteket és taktikákat az elkötelezettség ösztönzésére.
Írta:
Baranyi Béla
vezetési tanácsadó
