Indulás 4 tudásmenedzsment akcióval

2019 végén interjút készítettem Szávai Zoltánnal, az eNET senior tanácsadójával, aki egy ideje, a napi munkája mellett, a szervezeti tudásmenedzsment vezető szerepét is betölti. Az interjú alapján készült el az esettanulmány 1. része (>>Hogyan fogott az eNET a tudásmenedzsmenthez), amelyben bemutattam, hogy hogyan indult a TM fejlesztés az e-Netben. A 2. részben az elindított akciókkal ismerkedhetünk meg.

A Tudásmenedzsment a gyakorlatban tréning komoly lökést adott a TM fejlesztési elképzeléseknek. Ennek keretében elindult a munkatársak felkészítése, a szükséges TM kompetenciák elsajátításával és az ismeretek bővítésével. Azonosításra kerültek a hiányzó és fejlesztésre szoruló folyamatok és rendszerek, és elkészült a TM akcióterve. A tréningen sikerült összegyűjteni azokat a problémákat, amelyek az eddigi mindennapi munkavégzést nehezítették vagy a tudatos TM tevékenység nélkül veszélyt jelenthetnek a jövőben. A legégetőbb területekre pedig javaslatok érkeztek és mindezek alapján 2019-re 4 TM akció elindítását tűzte ki célul az eNET maga elé. Ezek a kisebb-nagyobb programok egymást erősítik, az akciótanulás révén jelennek meg a TM fejlesztés induló lépéseiként. Mindezektől azt remélik, hogy a munkatársak munkavégzését segítik, növelik a projektek és az üzletágak közötti szinergiát, kiaknázásra kerülnek új üzleti lehetőségek, és ezek által hosszútávon a TM-re, mint konkrét hatékonyságot és bevételt növelő eszközre gondolhatnak. „Ha például az egyik csapat egy bankszektort érintő projektről tárgyal, már ebben az időszakban jó tudni arról, hogy van nálunk valaki, akinek majd 30 évnyi banki tapasztalata van, ami így már előnyt is jelenthet.” – hoz rá példát Zoli.

1. akció: Tudásbázis építése

Szükségessé vált egy új, korszerű tudásbázis építése, amely a szervezeti tudás összeösszefogására szolgál, és ahol érvényes, naprakész, a munkatársak által elérhető információk találhatók meg, hogy aztán az a mindennapi munkavégzésben a gyors tudásátadást támogassa. Itt gyűjthetők a közérdekű tudásanyagok (pl. konferencia beszámolók), és a jogosultságok révén allokálhatók a tudáscikkek. Kérdés, hogy az elvárásoknak megfelelően melyik tudásbázis technológia támogatja leginkább az elképzeléseket, és illeszthető legkönnyebben az eNET működésébe.

2. akció: Képzési policy kialakítása

A szervezetet átfogó szabályzat segítségével a munkatársak kompetenciáinak fejlesztésére irányuló elvek keretbe foglalását tervezik segíteni. Általános érvénnyel megfogalmazható előírások találhatóak meg itt, hogy mindenki számára tiszták legyenek a szakmai fejlődési lehetőségek és az elvárások. Az eNET tudásbázisú szolgáltatásokat nyújtó cég, így a munkatársak folyamatos vállalati ösztönzésű képzése, csakúgy, mint az önképzés, kiemelt fontosságúak, ezért minden munkavállaló számára munkaideje egy bizonyos hányadát képzésre fordíthatja. Különböző oktatások, tanfolyamok gyűjteményei, vagy a tudásáramlás útmutatói új tudáscikkekként szolgálhatnak. A következőkben érdemes azon gondolkodni, hogyan illeszthető a teljes képzési paletta a tudásbázisba.

3. akció: Kompetencia mátrix leképezése

 „Az üzleti célokat szeretnénk kiszolgálni azzal, hogy felmérjük és rögzítjük azokat a szakmai kompetenciákat, amiket az egyes munkatársak hordoznak magukban.” – magyarázza Zoli. A munkatársaknál meglévő tapasztalatok (pl. előző munkahelyekről, korábbi tanfolyamokról), egyéb képességek ismeretében új megoldások, lehetőségek és kapcsolatok alakíthatók ki. Mindebben egy személyes kompetencia profil nyújthat segítséget, aminek a kialakítása egy alulról építkező folyamat. Minden egyes szervezeti tag kompetenciáit felmérve az egyéni „rejtett” tudás felismerésében nyújt segítséget, s annak szervezeti tudássá formálására szolgál. A kompetenciamátrix másik fő célja, hogy beazonosítsa a stratégiai célok és konkrét üzleti lehetőségek eléréséhez és elnyeréséhez szükséges kompetenciákat, illetve azok hiányát.  Ez utóbbiakat időben felismerve nagyobb az esély az időben való pótlásokra, fejlesztésükre.

4. akció: Q&A Fórum létrehozása

Egy új projektmenedzsment nyilvántartási rendszer kapcsán merült fel egy közösségi fórum létrehozásának ötlete.  A tapasztalatok szerint, a használati útmutatók nem minden problémára adnak teljeskörű választ, így a dinamikus tudásmegosztás eszköze lehet a fórum. A módszernek köszönhetően a szervezeti tanulás fejleszthető. A felmerülő kérdésekről a közösen gondolkodhatnak a munkatársak. Azért, hogy ne kelljen ugyanazokkal a problémákkal újra és újra foglalkozni, gondoskodni kell a fórum adatok tárolásáról is. Így akár a tudásbázis részévé válhat a koncepció.

Az eNET-nél ebben a szakaszban a TM támogatásának két pillére az ügyvezetővel közös változásvezetés és a tudásmenedzserek szerepvállalása. Zoli szerint: „Ez most a ‘hős kor’, amikor az alapok lefektetésével foglalkozunk.” Most a legnagyobb kihívás tanulni magáról a tudásmenedzsmentről, konkrét TM akciókat bevezetni és megvalósítani, vagyis kialakítani a jövőre vonatkozó kereteket. A fejlesztés egy következő szakasza akkor indulhat, amikor az éves TM tervezés már rutinná válik.

Ezúton is szeretném megköszönni Zoltánnak az interjút és sok sikert kívánni a TM fejlesztés következő lépéseihez! Számomra nagyon izgalmas és tanulságos volt végig követni az eNET törekvéseit, és bízom benne, hogy az esettanulmány az olvasók számára is érdekes információkkal szolgál.