Így csináljuk
Ebben a rovatban bemutatjuk a KM EXPERT csapatának bevált gyakorlatait. Fedezz fel új lifehack-eket, taktikákat és praktikákat, amelyek segítenek növelni hatékonyságodat!
Előfordult már Veled, hogy már nap elején nyomasztott a rengeteg bejövő levél? Van úgy, hogy ilyenkor nincs erőd, se kedved megtekinteni őket? Keresed a megoldást erre a problémára? Kérlek, a cikk végéig ne nyiss meg egyetlen bejövő levelet sem – utána már csak ezért is több kedved lesz a rendrakáshoz!
Az elektronikus levelezés a kommunikációnk egyik leggyakoribb formája, állandó eleme a napi munkavégzésünknek (sőt, a magánéletünknek is).
Éppen ezért nem mindegy, milyen hatékonysággal oldjuk meg ezt a kötelező feladatot. Ha rosszul csináljuk, rengeteg időt vesz el tőlünk, és komoly stresszforrásként működik. Ha profin kezeljük a mail fiókunkat, könnyebben megtaláljuk az információkat, időben reagálunk az üzenetekre, elkerüljük az üzenetekkel kapcsolatos félreértéseket.
Gyakori hibák az e-mail kezelésben:
- Egy bejövő levéllel többször is foglalkozunk.
- Ahogy beérkezik egy mail, azonnal megnyitjuk (ezzel megszakítunk egy fontos, koncentrációt igényló tevékenységet), aztán mégsem zárjuk le a vele való foglalkozást, mert több időt igényel, nincs hozzá információ…
- Elfelejtünk megválaszolni egy fontos levelet, mert „eltűnt” a hatalmas feldolgozatlan mail kupacban.
- Egy levélben érkező kérés nem kerül rá a feladat listámra, megfeledkezem róla, csúszik a határidő, vagy el is marad a teljesítés.
- Nem találunk egy e-mailt, pedig tudjuk, hogy van benne valami fontos.
- … (biztosan Te is tudod folytatni a felsorolást)
Az alábbiakban bemutatunk néhány bevált praktikát, ami a mi életünket nap mint nap megkönnyíti:
- Le az értesítésekkel! Amikor egy új levelezőrendszerben kezdek dolgozni, első dolgom rendszerint az új levélről érkező értesítők (felugró ablakok, jelölés a tálcán, stb.) kiiktatása. Hacsak nem várunk sürgős levelet, érdemes ezzel a beállítással kezdeni, különben feleslegesen kizökkenhetünk – ennek a kizökkenésnek az árára hamarosan egy külön cikkben fogunk kitérni.
- Mindent a maga idején! Fontos belátni, hogy számos munkakörben még tudatos levélkezelés mellett is könnyen igénybe vehetnek napi egy-másfél órát a levelek. Érdemes ezzel az idővel tervezni a túlvállalások és a nap végi csalódás elkerülése érdekében. Én napi 2-3 alkalommal, a napi fix programokhoz és a betervezett, nagy “elefánt” feladatokhoz igazodva megyek végig bejövő leveleimen. Hangsúlyozom, hogy itt különösen fontos a mérlegelés: egészen más egy Helpdesk munkatárs, illetve egy műfordító mozgástere!
- Megjelölés olvasatlanként/olvasottként. Sok esetben a tárgyból vagy az első két sorból kiderül, hogy egy levéllel ráérünk foglalkozni. Az is megesik, hogy bár csak keresünk egy korábbi levelet, és eszünkben sincs elolvasni az újakat, véletlenül belekattintunk és automatikusan olvasottnak tünteti fel a rendszer, ami miatt elfelejthetünk vele időben foglalkozni. Ilyen esetekre érdemes beállítani, hogy alapértelmezés szerint hagyja olvasatlanként a levelezőrendszer, amíg nem jelöljük olvasottnak.
- Priorizálunk. Ennek alapján elpakoljuk a leveleket, de nem felejtünk el foglalkozni velük. Ennek érdekében ütemezünk, emlékeztetőt írunk (olyan időpontra, amikor várhatóan elérhetők leszünk), esetleg éppen csak továbbítjuk az illetékesnek. Én az emlékeztetőket igyekszem olyan időpontra beállítani, amikor várhatóan rá fogok érni a feladatra. Ezt a ráérést összetett és fontos feladatok esetén azzal szoktam biztosítani, hogy lekötök rá egy helyfoglaló (placeholder) „találkozót” a naptárban.
Kategorizált mappákkal dolgozunk: mi elsődlegesen témakör szerint alkotunk kategóriákat, de például kiemelhetők még így sürgősen elintézendő levelek is. Én például a képen látható fiókokba teszem leveleimet, több esetben további alfiókokra bontva fő fiókokat.- Szűrünk: beállíthatsz szűrőket az alapján, hogy mely e-maileket szeretnéd kiemelni, átirányítani vagy archiválni, esetleg megbízhatatlan feladó esetén törölni. A hírlevelek például általában ráérnek. Hogy olvasásukig ne legyenek útban, érdemes őket egy szabály segítségével külön mappába sorolni. Máris csökkent az üzenetek száma az inboxodban és átláthatóbbak a dolgok.
- Naptáresemény feladatainknak. A nagyobb lélegzetvételű feladataink mellett a hírlevelekre és más, nem sürgős és félretett levelek elolvasására ajánlott bevezetni egy szokásos idősávot. Nekem ez preferáltan a péntek délután, mindenesetre ajánlott lefoglalni a naptárban, ezzel is segítve a szokás bevezetését.
Ahogy a sok beérkező levél, úgy a fentiek egyszerre történő bevezetése is lehet nagyon nyomasztó. Ha sok tippünket szeretnéd kipróbálni, javaslom, hogy kezdj el kis lépésekben haladni és azokkal kezdeni, amelyektől kevés befektetett munkáért gyors hangulatjavulást vársz.
Szívesen olvasnál hasonló ötleteket? Hamarosan további cikkekkel jelentkezünk időgazdálkodás témában, valamint folytatjuk az Így csináljuk mi rovatot is. Hogy első kézből értesülhess új tartalmainkról, érdemes feliratkoznod hírlevelünkre és közösségimédia-felületeinkre (Facebook, LinkedIn) is.
Ha olvasás után máris a tettek mezejére lépnél és saját élmény útján tanulnál meg utat vágni az információdzsungelben, várunk Személyes időgazdálkodás tréningünkön. Bemutató videónkat, képzési tájékoztatónkat és a regisztrációs űrlapot itt találod: https://kmexpert.hu/idogazdalkodas/
