Mi az, ami minden szervezetet foglalkoztat ma? A csapatok hatékony működése távmunkában, és az online térben! A korábbi workshopokon megállapítottuk, hogy manapság elengedhetetlen az olyan megbízható és könnyen kezelhető alkalmazások használata, amelyek a mindennapi munkavégzésben nyújtanak támogatást. Ennek kapcsán került a palettánkra az MS Teams programja is, amely korszerűen támogatja a közös munkavégzést és így a munkahelyi kollaborációt.
A közvetlen munkavégzés során történő tudásáramlás összetett folyamat. Ám egyre több technológiai megoldás születik, hogy kiszolgálják az aktuálisan jelentkező hatékony, online csapatmunka igényeit. A lehetőségek tárháza egyre bővül, több korszerű programmal találkozunk, és felmerül a kérdés: kinek mi vált be, hogyan használjunk eredményesen egy-egy ilyen programot?
Az MS Teams alkalmazásának jó gyakorlatát osztottuk meg a május 12-ei online TM workshop résztvevőivel. A vírus helyzet kapcsán mi is új helyzetben kerültünk, és míg korábban csak szemezgettünk a programmal, mára kijelenthetjük, hogy szerves részét képezi a mindennapi munkavégzésünknek. Gyulay Tibor a KM EXPERT Kft. és a FAZÉKBA! vállalkozások élő példáján keresztül mutatta be az MS Teams működését, valamint azokat a funkcióit, amelyeket mi magunk nap, mint nap használunk a feladataink elvégzése során. A workshopon kiderült, hogy a tudásközösségünk többsége már hallott az MS Teams programról, azonban konkrét tapasztalata még nincs vele.
Lássuk! Mit tud a Teams?
Az MS Teams egy komplex kollaborációs platform, amely a csoport működések támogatását célozza.
- Ahogy a neve is sejteti teamek hálózatát kapcsolja össze virtuálisan. Akár az egész szervezetet is lefedheti, de könnyen létrehozhatunk csatornákat adott projektekre, csoportokra nézve is. A program egyik hasznos megoldása, hogy a külsős vendégeket is meg tudunk hívni egy-egy közös együttműködésre, amely nagyban segíti a szervezeteken átívelő munkát. A csatlakozás feltétele az MS fiók létrehozása. Ezeket a munkatereket jól elkülöníti a Teams, és így könnyen átlátható felületet biztosít.
- A kommunikációt nagyban megkönnyíti a chat funkció. Az emailek helyett ez a fajta közvetlen kommunikáció gyorsabb információmozgást biztosít a távmunkában is. Az értekezleteket egyszerű módon összehívhatjuk, mivel jól integrál az MS Outlook alkalmazással, ahonnan akár közvetlen csatlakozási linket is létrehozhatunk a következő megbeszéléshez.
- A videóhívások jól segíthetik az online képzések lebonyolítását, a videós tudásanyagokat pedig könnyen rögzíthetjük is. A whiteboard alkalmazásával akár interaktívvá is tehetjük az előadásainkat. A tudásmegosztásban az egyes csatornákon való a wiki oldalak felvétele is egy hatalmas segítség a mai hatalmas információ áradatban.
- A munkatársak távmunkában is jól láthatják a Teams felületén, hogy mennyire elfoglaltak, ezt állapotjelző ikonok segítik a személyes profiloknál.
- Az együttműködések egyik kritikus elemét képezi a közös dokumentum kezelés. A SharePoint alapú Teams-ben könnyen megnyithatjuk a közös dokumentumokat és egyidejűleg is szerkeszthetjük azokat, a linkeknek köszönhetően pedig nem kell bajlódni az aktuális file-ok utáni kutatással. A könnyen elérhető dokumentumokat lehetőségünk van akár szinkronizálni a saját számítógépünkre is.
- A Teams egyfajta együttműködési platformot, ami lehetőséget kínál további appok integrációjára (pl. CRM rendszer). Azokat a programokat, amelyeket egyébként is használunk, könnyen felvehetjük a Teams felületére (már ha azok megtalálhatóak az appok listáján), és így lerövidül a munkaterünk egyetlen platformra, ami sok bosszúságtól tud megóvni bennünket. Nálunk ilyen alkalmazások például a Trello, amelyben a feladatainkat vezetjük, valamint a OneNote, amiben a jegyzeteinket írjuk.
A következő héten folytatjuk az online TM workshopot, mégpedig egy igazán egyszerű, könnyen bevezethető módszertannal fogunk érkezni: az egypontos leckékkel. Csatlakozz hozzánk Te is!
💻 online TM workshop – VIII – One-Point Lesson a gyors tudásmegosztásért
2020. május 19. kedd, 16:00-17:00 között
ingyenes, online esemény
