Összefoglaló az október 12-i TM Műhelyről
„Csak általános, általam ismert információhoz jutottam.” „Tudom, hogy tudtam, de most már nem tudom (Hova írtam le?)” „Ezt már valaki egyszer megmutatta (Ki, mikor?)” „Nehézkes használat, lassú reakció idő.” … Sok ehhez hasonló fájdalom pontot gyűjtöttünk össze az október 12-i TM Műhelyünkön.
Meghívott előadóinkkal közösen kerestük a megoldást, milyen követelményeknek kell megfelelnie egy tudásbázisnak?
Ezúttal a Lexmark vendégszeretetét élvezve találkoztunk TM tudásközösségünk tagjaival (külön köszönet a házigazdáknak).
Egy megkerülhetetlen TM témával foglalkoztunk; a tudástárakkal. Nem kevesen vannak, akik számára a tudásgazdálkodás gyakorlatilag az adatok, információk megfelelő tárolását jelenti. Kétségtelen, hogy a tudásmenedzsment rendszerek egy fontos eleme a tudásbázis technológia, de önmagában a legszofisztikáltabb informatikai alkalmazás sem oldja meg a tudásmenedzsment összes feladatát.
Műhelyünkön éppen azt jártuk körbe, hogy a TM rendszer, a felhasználók milyen követelményeket támasztanak az IT háttérrel szemben.
Azzal kezdtük, hogy minden érkezőnek a kezébe nyomtunk egy feladatlapot, ahol 3 kérdésre kértünk választ tőlük; (1) „Fájdalom pontok”, (2) Jó példák, (3) Elvárások, követelmények. Fontosnak tartottuk, hogy még a bevezető előadások előtt rögzítsék a véleményüket. Nem túl nagy meglepetésre, kiderült, hogy az egyenként felírt észrevételek, gondolatok nagyon egybecsengenek egymással, illetve az előadások tartalmával. Tehát, elég jól körvonalazhatók a tudásbázisokkal kapcsolatos problémák és elvárások (a feladatlapok és a csoportmunka eredményét a cikk végén megosztjuk).
Indító előadásomban igyekeztem elhelyezni a tudásbázist a TM keretrendszerében. Rámutattam, hogy mi a kölcsönös kapcsolat a tanulási folyamat és a szervezeti tudásvagyon között. Nem könnyű megválaszolni, hogy mit is kell tárolnunk (kezelnünk, megosztanunk); adatot, információt vagy tudást. Abban maradtunk, hogy ezek az elemek egymás nélkül nem érnek sokat, integráltan kell kezelnünk őket.
Ahogy említettem, az saját tapasztalatomból gyűjtött „fájdalom pontok” nagyon nagy átfedést mutattak a részvevők listájával. A közös kiinduló pontra támaszkodva, végig néztük a tudástárra vonatkozó követelményeket valamennyi tudásfolyamattal kapcsolatban.
Ezek után kíváncsian vártuk a két meghívott specialistánk előadását.
Gáspár Attila (METAINF) a Confluence alkalmazás lehetőségeit mutatta be nekünk. Mivel Attila pár éve részt vett a tudásmenedzsment tréningünkön, és azóta is intenzíven foglalkozik a témával, nagyon jól tudta kapcsolni a TM és az informatika lehetőségeit. Konkrét példákon keresztül mutatta be nekünk, hogy Confluence milyen megoldásokat kínál a TM oldaláról megfogalmazott követelmények teljesítésére. (Sajnos, a bemutatott demonstrációt nem tudjuk visszaadni a cikkben.)
Attila meggyőzően szemléltette, hogy a Confluence képes támogatni a tudás megragadását, tárolását, megosztását és a kollaborációt is. Nekem különösen tetszett, hogy a Confluence csapata maga is alkalmazza a saját termékét a tudásmegosztásban; Q&A felületén több százan várnak arra, hogy megválaszolhassák a felmerülő kérdéseket.
Balogh Edmond (CollabIT) az egyik legelterjedtebb tudásbázis motort a Microsoft SharePoint megoldását mutatta be nekünk. A téma egyik legjobb szakértőjének bemutatója rávilágított arra, hogy milyen hatalmas lehetőségek rejlenek a programban, amik a legtöbb szervezetnél gyakorlatilag kihasználatlanok. Nagyon egyszerű az információ, tudás rögzítése, jól strukturálhatók a bevitt elemek, testre szabott nézetek hozhatók létre. A wiki oldalak alkalmazása lehetővé teszi a kollaboratív tudás építést. A SharePoint keresőmotorja az egyik legfejlettebb kereső megoldás a piacon, ami a metaadatok mellett a fájlok teljes tartalmában is képes keresni. A tudásmegosztás „push” módját is kínálja a SP; többek között megosztásra, értesítésre, hírszerkesztésre is van lehetőség.
Ma már nem csak a nagy szervezetek számára érhető el ez az alkalmazás, az Office 365 alkalmazói a saját szintjükön is élvezhetik a SharePoint által kínált szolgáltatásokat.
Az előadásokat követő csoportmunka keretében összegeztük a tudástárakkal kapcsolatos elvárásokat. A viszonylag rövid idő ellenére, olyan eredmény született, amit nagyon jól tudunk használni a közös fejlesztéseinkben.
Nem titkolt célunk ugyanis, hogy a TM tapasztalatainkra és a partnereink informatikai felkészültségére alapozva, közös megoldásokat fejlesszünk ki ügyfeleink, partnereink számára, hogy a TM fejlesztési programok megkaphassák a legmagasabb szintű technológiai támogatást, illetve hogy a tudásbázis alkalmazások minél magasabb szinten szolgálják a felhasználó szerezetek TM célkitűzéseit.
A csoportmunka eredménye:
Követelmények a tudásbázissal szemben csoportmunka from Tibor Gyulay
Gyulay Tibor
