2023. augusztus 23.
KM EXPERT
  • Főoldal
  • Rólunk
  • Szolgáltatásaink
    • Mi a tudásmenedzsment?
      • Letölthető prezentáció a TM lényegéről
      • TM fogalomtár
      • Letölthető anyagok
    • TM tanácsadás
    • Tréningek, workshopok
    • Személyes idő- és tudásgazdálkodás tréning
    • Referenciák
  • Cikkek
  • Eseménynaptár
  • CKO ACADEMY
  • Vezetőképzés
  • Kapcsolat
No Result
Összes találat megjelenítése
KM EXPERT
  • Főoldal
  • Rólunk
  • Szolgáltatásaink
    • Mi a tudásmenedzsment?
      • Letölthető prezentáció a TM lényegéről
      • TM fogalomtár
      • Letölthető anyagok
    • TM tanácsadás
    • Tréningek, workshopok
    • Személyes idő- és tudásgazdálkodás tréning
    • Referenciák
  • Cikkek
  • Eseménynaptár
  • CKO ACADEMY
  • Vezetőképzés
  • Kapcsolat
No Result
Összes találat megjelenítése
KM EXPERT
No Result
Összes találat megjelenítése
Főoldal TM tartalmak Szakismereti anyag KM and LO blog Tudásbázis

Káosz a közös meghajtó?

Partnerünk írása a tudásbázis építésről

Demjén Szimóna írta Demjén Szimóna
2023. július 20.
- Tudásbázis, TM workshop
0
11
SHARES
50
VIEWS
Megosztás a FacebookonMegosztás LinkedIn-enMegosztás emailben

Az eredeti cikkelérhető partnerünk, a BonsaiX oldalán: https://blog.bonsaix.com/content/article/265/mikor-erdemes-megosztott-mapparol-tudasmenedzsment-rendszerre-valtani-7eb7a399-db6c-477e-bf6d-038034703a28

______________________________________________________________________________

Mikor érdemes megosztott mappáról tudásmenedzsment rendszerre váltani?

Ha megosztott mappát használtok cégen belül, de így is rengeteg idő megy el infókereséssel, akkor érdemes lehet elgondolkodni azon, hogy szintet lépjetek tudásmenedzsmentben.

Több kutatás szerint a munkaidő 20 – 30%-a információkereséssel telik. Ez azt jelenti, hogy munkavállalóként nehéz “flow”-ba kerülni és gyakori a frusztráció, munkaadóként pedig a fizetések közel harmadát a semmiért fizeted ki. Egyik sem túl megnyugtató.

Első lépés a megosztott mappa

Nem nehéz persze felismerni, hogy az egyszerűbben elérhető dokumentumok és más tartalmak cégen belül sokat segíthetnek. Az első lépés általában egy megosztott mappa. Legyen szó akár SharePoint-ról, Google Drive-ról vagy más hasonló megoldásról, az előnyök egyértelműek: ha sikerül mindenkit meggyőzni, hogy ne a saját C meghajtójára mentse a munkáját, akkor hirtelen sokkal jobban lehet együtt dolgozni.

Nem kell félni többet az adatvesztéstől, bárhonnan elérhető, általában még böngészőben is futtatható és ezért telepíteni sem kell semmit. Mi kell még? Látszólag elég is ennyi, és megvan a céges tudásmenedzsment.

A tudásmenedzsment nem merül ki ennyiben

Van viszont egy kis bökkenő. Mihelyt elkezdi a csapat valóban aktívan használni a megosztott mappát, hirtelen azon kapják magukat a kollégák, hogy nem tudják, hogy mi friss tartalom, és mi nem.

Akár egyetlen felmentett Word vagy Powerpoint több tucat verzióban jelenhet meg és elég nehéz eldönteni, hogy a ‘fontosdokumentum_v9_vegleges_frissitett.pptx’ igazából végleges-e, vagy valahol megbújik még egy ‘v10’ is.

Ugyancsak találkozhatsz azzal a problémával, hogy az anyagok döntő többsége nem a felületen belül nyílik meg, hanem külön fülön, esetleg letöltve, és így akadozik a felhasználóélmény. Arról nem is beszélve, hogy ha bonyolultabb folyamataitok, munkautasításaitok vannak, azok például Visióban elkészítve feltölthetők ugyan, de a megosztott mappában egyáltalán nem nyithatók meg, letöltve pedig nehezen emészthetők.

Összefoglalva tehát a megosztott mappa óriási lépés a nulláról és elengedhetetlen a rugalmas, hibrid munkavégzéshez, de:

  • Nehezen követhetők benne a verziók, ezért könnyű elveszni
  • Felületen kívüli tartalomfogyasztásra sarkall
  • Nem alkalmas komplex folyamatok egyszerű megosztására

Mindez abból adódik, hogy – ahogy a nevük is mutatja – a megosztott mappák elsősorban dokumentumtárolásra lettek kitalálva, nem pedig gyors infókeresésre. A dokumentumtárolás pedig (bármilyen fontos is) nem egyenlő a tudásmenedzsmenttel. Ha mégis erre használnánk, nem meglepő, hogy nehézségekbe ütközünk.

A céges tudásbázis mindennapi munkához több segítséget nyújt

Ismerős?

Ha ezek elkezdenek zavarni, akkor érdemes szintet lépni a tudásmenedzsment terén. Az infókereséssel töltött idő akkor csökkenthető hatékonyan, ha olyan eszközt használunk, ami:

  • Mindig a legfrissebb verziót mutatja minden tartalomból
  • Könnyen kereshető
  • Egyszerűen kommentezhető

Ha még folyamatokat is könnyen követhető tesz, az csak hab a tortán.

Ebben az esetben beszélünk céges tudásmenedzsment rendszerről vagy céges wiki-ről, ami igazából olyan, mint a Wikipédia, de csak a munkavégzéshez fontos infókkal. Ezeknek az eszközöknek a lényege, hogy közvetlenül a felületen hozunk létre és keresünk tartalmakat (persze csatolhatunk dokumentumokat is, de ez másodlagos, ‘kiegészítő’ információ).

Kiterjedt verzió- és hozzáféréskezelésnek köszönhetően könnyen menedzselhető, hogy cégen belül ki mit lásson.

A cél az, hogy könnyebb legyen belső tudásbázisban keresni, mint Teamsen ráírni valakire – csak így lesz a céges mindennapok része.

Mindez segít abban, hogy

  • Könnyebben kapjon minden kolléga munka közben választ a kérdéseire
  • Kevesebb kérdéssel kelljen megszakítani a házon belüli szakértőke munkavégzés közben
  • Ne kelljen egymás válaszára várni házon belül
  • Radikálisan csökkenjen az cégen belüli ‘információs’ e-mailek száma

A megosztott mappa és céges tudásbázis együtt jó választás

Jól hangzik, de kinek van erre ideje? Új eszközt bevezetni hosszú és fáradalmas, meg aztán nem is mindig használja utána a csapat.

Szerencsére egy tudásmenedzsment rendszer hetek alatt tesztelhető kevés témával kisebb körben. Így nem vész kárba energia és csak akkor kell kiterjeszteni, ha úgy tűnik, sikeresen beépül a mindennapokba. Van persze pár trükk, ami segíthet a tesztelésnél! Ezekből tizet össze is gyűjtöttünk kisokosunkba.

Külön egyszerűség, hogy egy tudásmenedzsment rendszer bevezetése nem jelenti azt, hogy le kellene cserélni a megosztott mappákat. A dokumentumok egy helyen tárolásának, adatvesztés elleni védekezésnek megmarad a helye. Egyszerűen arról van szó, hogy érdemes minden eszközt arra használnunk, amire kitalálták: megosztott mappát dokumentumtárolásra, tudásmenedzsment rendszert pedig gyors infókeresésre.

______________________________________________________________________

Tipp:

#1 Keresd fel a https://www.bonsaix.com/ oldalalt, ahol további információkat ismerhetsz meg a tudásbázis építéséről. Az oldalon tudsz regisztrálni a BonsaiX tudásbázis tesztelésére is.

#2 Csatlakozz szakmai tudásközösségünkhöz, ahol ingyenes demót tartunk a BonsaiX programról lehetőséget biztosítva az interaktív párbeszédre is.

 

Részletek és regisztráció: https://kmexpert.hu/esemeny/tudasbazis-epites-a-gyakorlatban-tudasmenedzsment-meetup/

Címke: BonsaiXtudásbázis

Kapcsolódó tartalmak

A játékosítás nem játék
TM műhely

A játékosítás nem játék

Folytattuk sorozatunkat Mi volt az első játékosítás a számítógépek korában? Hol van a játékosítás helye a tudásmenedzsmentben? Melyik mítoszokat...

írta Szabó Márton
2023. augusztus 22.
6
A játékosítás nem játék
CKO ACADEMY

Meghívó: Pecha Kucha est 2023

Kíváncsi vagy, hogyan képzünk a jövő egyik fontos szakmájára? Megmutatjuk, és még vendégül is látunk! Izgalmas és pörgős szakmai...

írta Szabó Márton
2023. augusztus 16.
4

eLearning EFQM előadás CRM exit interjú felmérés dell inkubáció Felsőoktatás gondolatkísérlet felső vezető egészség expert debriefing 45+ i érzelmi intelligencia időgazdálkodás Ipar 4.0 CE jelölés CMM ember-gép hírlevél informatika Bencsik Andrea generációs problémák dr. Németh Balázs Horváth Ervin digitális tartalom helyzetkép GINOP 1.3.2-2015 bizalmatlanság Bay Zoltán benchmarking első generáció ingyenes eLeraning coaching CKO érettség modell IAEA Confluence intelligens tőke gáspár attila HR kockázat EQ balogh edmond hatékonyság Egyetem gamification Clive Bright CoP Idő- és tudásgazdálkodás félreértés bizalom inkubátor Fligby aging workforce HR Gyulay Tibor e-learning

KM Expert Kft.,
1224 Budapest, Rózsaszirom utca 5.

  • Rólunk
  • Szolgáltatásaink
  • Referenciák
  • Eseménynaptár
  • Bejelentkezés
  • Kapcsolat
  • Cikkek
  • Hírlevél
  • Hírlevél archívum

© 2019 KM EXPERT

 
  • Általános szerződési feltételek
  • Felhasználási feltételek
  • Adatvédelem

No Result
Összes találat megjelenítése
  • Főoldal
  • Rólunk
  • Szolgáltatásaink
    • Mi a tudásmenedzsment?
      • Letölthető prezentáció a TM lényegéről
      • TM fogalomtár
      • Letölthető anyagok
    • TM tanácsadás
    • Tréningek, workshopok
    • Személyes idő- és tudásgazdálkodás tréning
    • Referenciák
  • Cikkek
  • Eseménynaptár
  • CKO ACADEMY
  • Vezetőképzés
  • Kapcsolat

© 2019 KM EXPERT - Webromedia .

Ez a weboldal a jobb felhasználói élmény érdekében sütiket (cookie-t) használ. A honlap további böngészésével Ön hozzájárul a sütik használatához.
A sütikről részletesebben itt olvashat Adatvédelem és sütik tájékoztató.