Káosz a közös meghajtó?

Az eredeti cikkelérhető partnerünk, a BonsaiX oldalán: https://blog.bonsaix.com/content/article/265/mikor-erdemes-megosztott-mapparol-tudasmenedzsment-rendszerre-valtani-7eb7a399-db6c-477e-bf6d-038034703a28

______________________________________________________________________________

Mikor érdemes megosztott mappáról tudásmenedzsment rendszerre váltani?

Ha megosztott mappát használtok cégen belül, de így is rengeteg idő megy el infókereséssel, akkor érdemes lehet elgondolkodni azon, hogy szintet lépjetek tudásmenedzsmentben.

Több kutatás szerint a munkaidő 20 – 30%-a információkereséssel telik. Ez azt jelenti, hogy munkavállalóként nehéz “flow”-ba kerülni és gyakori a frusztráció, munkaadóként pedig a fizetések közel harmadát a semmiért fizeted ki. Egyik sem túl megnyugtató.

Első lépés a megosztott mappa

Nem nehéz persze felismerni, hogy az egyszerűbben elérhető dokumentumok és más tartalmak cégen belül sokat segíthetnek. Az első lépés általában egy megosztott mappa. Legyen szó akár SharePoint-ról, Google Drive-ról vagy más hasonló megoldásról, az előnyök egyértelműek: ha sikerül mindenkit meggyőzni, hogy ne a saját C meghajtójára mentse a munkáját, akkor hirtelen sokkal jobban lehet együtt dolgozni.

Nem kell félni többet az adatvesztéstől, bárhonnan elérhető, általában még böngészőben is futtatható és ezért telepíteni sem kell semmit. Mi kell még? Látszólag elég is ennyi, és megvan a céges tudásmenedzsment.

A tudásmenedzsment nem merül ki ennyiben

Van viszont egy kis bökkenő. Mihelyt elkezdi a csapat valóban aktívan használni a megosztott mappát, hirtelen azon kapják magukat a kollégák, hogy nem tudják, hogy mi friss tartalom, és mi nem.

Akár egyetlen felmentett Word vagy Powerpoint több tucat verzióban jelenhet meg és elég nehéz eldönteni, hogy a ‘fontosdokumentum_v9_vegleges_frissitett.pptx’ igazából végleges-e, vagy valahol megbújik még egy ‘v10’ is.

Ugyancsak találkozhatsz azzal a problémával, hogy az anyagok döntő többsége nem a felületen belül nyílik meg, hanem külön fülön, esetleg letöltve, és így akadozik a felhasználóélmény. Arról nem is beszélve, hogy ha bonyolultabb folyamataitok, munkautasításaitok vannak, azok például Visióban elkészítve feltölthetők ugyan, de a megosztott mappában egyáltalán nem nyithatók meg, letöltve pedig nehezen emészthetők.

Összefoglalva tehát a megosztott mappa óriási lépés a nulláról és elengedhetetlen a rugalmas, hibrid munkavégzéshez, de:

• Nehezen követhetők benne a verziók, ezért könnyű elveszni
• Felületen kívüli tartalomfogyasztásra sarkall
• Nem alkalmas komplex folyamatok egyszerű megosztására

Mindez abból adódik, hogy – ahogy a nevük is mutatja – a megosztott mappák elsősorban dokumentumtárolásra lettek kitalálva, nem pedig gyors infókeresésre. A dokumentumtárolás pedig (bármilyen fontos is) nem egyenlő a tudásmenedzsmenttel. Ha mégis erre használnánk, nem meglepő, hogy nehézségekbe ütközünk.

A céges tudásbázis mindennapi munkához több segítséget nyújt

Ismerős?

Ha ezek elkezdenek zavarni, akkor érdemes szintet lépni a tudásmenedzsment terén. Az infókereséssel töltött idő akkor csökkenthető hatékonyan, ha olyan eszközt használunk, ami:

• Mindig a legfrissebb verziót mutatja minden tartalomból
• Könnyen kereshető
• Egyszerűen kommentezhető

Ha még folyamatokat is könnyen követhető tesz, az csak hab a tortán.

Ebben az esetben beszélünk céges tudásmenedzsment rendszerről vagy céges wiki-ről, ami igazából olyan, mint a Wikipédia, de csak a munkavégzéshez fontos infókkal. Ezeknek az eszközöknek a lényege, hogy közvetlenül a felületen hozunk létre és keresünk tartalmakat (persze csatolhatunk dokumentumokat is, de ez másodlagos, ‘kiegészítő’ információ).

Kiterjedt verzió- és hozzáféréskezelésnek köszönhetően könnyen menedzselhető, hogy cégen belül ki mit lásson.

A cél az, hogy könnyebb legyen belső tudásbázisban keresni, mint Teamsen ráírni valakire – csak így lesz a céges mindennapok része.

Mindez segít abban, hogy

• Könnyebben kapjon minden kolléga munka közben választ a kérdéseire
• Kevesebb kérdéssel kelljen megszakítani a házon belüli szakértőke munkavégzés közben
• Ne kelljen egymás válaszára várni házon belül
• Radikálisan csökkenjen az cégen belüli ‘információs’ e-mailek száma

A megosztott mappa és céges tudásbázis együtt jó választás

Jól hangzik, de kinek van erre ideje? Új eszközt bevezetni hosszú és fáradalmas, meg aztán nem is mindig használja utána a csapat.

Szerencsére egy tudásmenedzsment rendszer hetek alatt tesztelhető kevés témával kisebb körben. Így nem vész kárba energia és csak akkor kell kiterjeszteni, ha úgy tűnik, sikeresen beépül a mindennapokba. Van persze pár trükk, ami segíthet a tesztelésnél! Ezekből tizet össze is gyűjtöttünk kisokosunkba.

Külön egyszerűség, hogy egy tudásmenedzsment rendszer bevezetése nem jelenti azt, hogy le kellene cserélni a megosztott mappákat. A dokumentumok egy helyen tárolásának, adatvesztés elleni védekezésnek megmarad a helye. Egyszerűen arról van szó, hogy érdemes minden eszközt arra használnunk, amire kitalálták: megosztott mappát dokumentumtárolásra, tudásmenedzsment rendszert pedig gyors infókeresésre.

______________________________________________________________________

Tipp:

#1 Keresd fel a https://www.bonsaix.com/ oldalalt, ahol további információkat ismerhetsz meg a tudásbázis építéséről. Az oldalon tudsz regisztrálni a BonsaiX tudásbázis tesztelésére is.

#2 Csatlakozz szakmai tudásközösségünkhöz, ahol ingyenes demót tartunk a BonsaiX programról lehetőséget biztosítva az interaktív párbeszédre is.