A tudásvesztés kockázatának kezelése kulcsemberek, esetleg generációk nyugdíjazásánál
A 80-as években Amerikában Atomerőműveket kellett bezárni, mert a szakma első generációja elérte a nyugdíjkorhatárt, és az iparágban nem mindenütt voltak felkészülve a távozók tudásának pótlására. A Paksi Atomerőmű is azért indította el tudásmenedzsment programját, hogy ne érje felkészületlenül a tömeges nyugdíjazás. A tudásvesztés kockázatának kezelésére nem csak az atomenergetikában van szükség, a kulcsemberek, kritikus tudások elvesztése a legtöbb szervezetben komoly zavarokat, veszteségeket okozhat.
Amikor Antoni Gaudi 1926 júniusában meghalt, fő művének; a Sagrada Familiának az építése évekre leállt, mert a zseniális mester a tervek, elképzelések nagy részét magával vitte a sírba. Ha ekkora traumát nem is, de hasonló, tudásvesztésből adódó nehéz helyzetet már szinte minden szervezet átélt, és a jövőben is előfordulhatnak hasonló esetek bárhol. A szervezeti tudás fontos elemeinek elvesztése sokféleképpen bekövetkezhet. Egyik legjobban előre látható kockázati tényező a kulcs munkatársak nyugdíjba vonulása. Minősített esetként említhetjük, ha egy területről egyszerre többen, esetleg egy nagy létszámú generáció egy időben távozik a szervezetből.
Gyakran tapasztaljuk, hogy a veszélyt csak a távozás bekövetkezte után ismerik fel, és a súlyos következmények hatására látják be, hogy ezt a kérdést időben kellett volna rendezni.
A szervezetek többségénél alkalmazott eljárások általában csak formálisak, az érdemi tudásmentésre nem alkalmasak. De hogyan is várhatnánk el, hogy egy néhány órás (de akár néhány napos) munkakör átadás-átvételi procedúra során megtörténjen a sok éves, évtizedes tudás, tapasztalat mélységi átadása. Még jobb példa a kilépő interjú. Ennek keretében a HR egy munkatársa beszélget el a távozó kollégával. Értelme sem lenne, hogy belemenjenek bármilyen szakmai tudásátadásba, így néhány udvariassági gesztussal elengedik a nyugdíjba vonulót, és vele együtt sok-sok értékes tudást.
Mi tehát a teendő, hogy minél kisebb veszteséggel valósuljon meg a kulcsemberek pótlása? Az utánpótlás tervezés során ne csak azt gondoljuk át, hány ember helyére kell új munkatársat találnunk, hanem azt is, hogy a távozók tudásának a megtartása érdekében mit kell tennünk!
A nyugdíjas tudásmentés folyamatának főbb lépései:
- Az érintettek beazonosítása
A személyügyi nyilvántartásokból könnyen kideríthető, hogy az életkora szerint kit érinthet a nyugdíjazás egy adott időszakban, de a pontosabb tervezéshez már érdemes az érintetteket is megkérdezni. Annak megállapításához azonban, hogy ki rendelkezik kulcstudással, esetleg kritikus tudással, kifinomultabb módszerekre van szükség: tudástérképezés, kritikusság elemzés, hálózatkutatás… - A tudás jellegének meghatározása
A tudás természete határozza meg, hogy milyen módszerekkel lehet a leghatásosabban biztosítani a megőrzését. A történelmi, a működtetési, a tudásforrásokkal kapcsolatos ismeretek, tapasztalatok begyűjtése más-más technikát igényel. A tudás mélysége is fontos tényező; nem mindegy például, hogy egy fénymásoló használatáról akarunk mindent megtudni, vagy ennek a berendezésnek a tervezéséhez kapcsolódó mérnöki tudást, tapasztalatot szeretnénk feltérképezni. - Felkészülés a tudásmentésre
Az alkalmas módszertan kiválasztása után kerülhet sor az érintettek felkészítésére tartalmi, módszertani és motivációs szempontból. A tudásgazdának (nyugdíjba vonuló munkatárs) tudnia kell, hogy mit várunk tőle, milyen módszert fogunk alkalmazni, és mit kínálunk viszonzásként a konstruktív közreműködéséért. Legalább ennyire fontos a tudásmentést végző személy(ek) felkészítése. Néhány szervezetnél (valójában borzasztó kevésnél) találkoztam azzal, hogy speciálisan felkészített belső moderátori csapattal rendelkeznek ezekre a feladatokra. Ahol nincs ilyen erőforrás, ott alapos felkészítésre van szükség, hogy célt érjünk. Szerencsés esetben a tudásmentésbe már be tudjuk vonni az utódot is (vagy más érdekelteket, akiknek az adott tudás hasznos lehet). - A tudás begyűjtése
A kellően motivált munkatársak egyénileg is sokféleképpen oszthatják meg tudásukat. Néhány a számtalan alkalmas módszer közül: tananyagírás, blog, tudásforrás lista, hangos könyv, videó anyagok…
Sok esetben az interaktív módszerek alkalmazása vezet a célhoz. Pl. mentor program, shadowing, tudáspiac, kilépő interjú, előadás, képzés… - A tudásanyag feldolgozása
A begyűjtött tudás rögzített formájában csak ritkán alkalmas a közvetlen felhasználásra. El kell dönteni, hogy ki és hogyan fogja hasznosítani, ennek megfelelően rendezni kell (szelekció, pontosítás, kiegészítés). Kategorizálással, kulcsszavakkal kell segíteni a későbbi felhasználást, és bizonyos esetekben a tartalmat és a formát is a felhasználói körre kell szabni! - A tudás felhasználása, megosztása
A tudásmegőrzés nem lehet öncélú! Egy percet, egy forintot sem szabad áldozni olyan tartalmak rögzítésére, amelyeket nem akarunk, vagy nem tudunk használni. A megosztásnak két alapvető módja van; az egyik, ha elérhetővé tesszük a tudást („pull” módszer). Ennek elemei: keresők, strukturált tudás tárak, jogosultsági rendszerek, szakértői listák…
A másik mód, amikor kikerülhetetlenül juttatjuk el a tudást a célcsoporthoz („push”); szabályzat, workflow, képzés, utasítás…
Azt nem tudjuk megakadályozni, hogy a munkatársaink (előbb vagy utóbb) elhagyják a szervezetet, de azért sokat tehetünk, hogy a szervezet számára fontos tudásukból, tapasztalatukból minél többet átadjanak.
Gyulay Tibor
