A kolléga bejelenti, hogy elhagyja a céget, egy másik csoportban, esetleg osztályon szeretné folytatni a karrierjét. Mi jár a fejünkben ilyenkor: a munkatárs eltűnik, a tudás elvész.

Hogyan fogom pótolni?
Mik azok a kulcs témák és kompetenciák, amik hiányozni fognak a mindennapi munkafolyamatból?
Hogyan tudjuk ezt a tudást megmenteni?

Jó esetben a vezető tudja, hogy ki tudná átvenni a kolléga szerepét, de az is előfordulhat, hogy nem. Ezután jön még csak a java: Milyen struktúrában vegye át az utód a szakértőtől a feladatait, projektjeit? Az Expert debriefing egy olyan módszer, amely segít megőrizni egy moderátor segítségével, a szakértő tudását. Emellett nagyon jól beilleszthető a betanítási folyamatokba is. Minderről Zsadányi Rita (Robert Bosch Kft.) előadásában hallhattunk tudásközösségünkben.

A tudásvesztéssel járó kockázatok voltak az első olyan intő jelek, amelyek révén a tudásmenedzsment szakterület megvetette a lábait a vezetéstudományban. A mi első projektjeink is a KM EXPERT-nél az atomenergetikában indultak, ugyanis egy komplett generáció nyugdíjba vonulásának tudásmenedzsment támogatására volt szükség. Nem győzzük ám elégszer hangsúlyozni, hogy a TM jó gyakorlatokat komplex módon érdemes alkalmazni, a hosszútávú gondolkodás érdekében folyamatosan érdemes dolgozni a TM fejlesztéseken, nem pedig az utolsó percben kapkodni a tudásmentés reményében.

Tudásmenedzsment a Bosch-nál

Rita tudásmenedzsment területen dolgozik a Bosch-nál, elsősorban szakmai közösségek szervezésével és a szakértők szervezetbe integrálásával foglalkozik. Érdekesség a szervezeti struktúrában, hogy nem különálló szervezetben, sem a HR és nem is az IT osztályhoz, hanem jelenleg a termékfejlesztési osztályhoz tartozik ez a TM pozíció. „A módszertani fejlesztések során a legtöbbet hozzuk ki a szervezetből” – meséli Rita. Egyik tudásmenedzsment módszertana közé tartozik az expert debriefing módszertan alkalmazása a szervezetben, azaz a szakértői tudásmentés támogatása. Rita az anyavállalat támogatásával Németországban sajátította el ezt a szabadalmaztatott módszertant. A gyakorlat emberi kapacitás igénnyel bír, azonban jól visszamérhető a folyamat megtérülése, és így ma már egy moderátor csapattal is rendelkezik a vállalat. Eleinte még több energiát kellett fektetni a módszer megismerésére és reklámozni a szervezetben, azonban a személyes példáknak köszönhetően mára egyre többen veszik igénybe a lehetőséget. A visszajelzések és eredmények szakaszát látva szívesen alkalmazzák egyre többen a tudásmentés módszerét.

Integrált folyamatok szakértői tudásmentéssel

Miért fontos ez a szervezetnek? A távozó munkatársak által keletkező tudásvesztés hívta elő a módszertan gyakorlatát. A menedzsment számára nehézséget jelent a jó képességű, nagy tudású kollégák utánpótlásáról gondoskodni. Ennek egyik eleme, hogy sokszor a komplex, tacit tudás transzferét kell segíteniük. A TM módszertan segít struktúrába rendezni a tudásátadás folyamatát, azzal, hogy az egyedi tudást szállítható tudássá fordítja a távozó munkatárs és az utód között. A módszertan egyébként több folyamatba is jól illeszkedik, például egyes munkakörökhöz a kulcs kompetenciák jól azonosíthatók, ami segítséget nyújt a toborzás és kiválasztásnál. Másik példa, hogy az onboarding során a tanulást hatékonyabbá és eredményesebbé teszi. A legtöbb esetben mind a tapasztalt szakértő számára egy kerek zárást ad a módszertan, az utódnak pedig egy komplex betanulást jelent. Mindez fejleszti a tudásbarát szervezeti kultúrát, hatékonyabbá teszi a munkát, növeli a munkavállalói élményt és az elégedettséget a szervezetben.

Hogyan működik az expert debriefing

A tudásmentés folyamatában több szereplő is részt vesz. Az ügyfél, az esetek zömével a csoportvezető, aki jelenti az igényt az eljárás iránt. Az feladott igény kezelésében a moderátor nyújt támogatást, aki a teljes folyamatot koordinálja. A szakértő, aki birtokában van az adott tudásnak és az utód, aki pedig fogadja a tudást. A fogadó fél lehet egy személy, csoport, projekt, vagy menedzseri szerepben is, ilyenkor a módszertan is alkalmazkodik ehhez a közeghez. A tudásmentés eszközei vegyesen alkalmazhatóak a folyamatban pl. folyamat leírásokkal, képes ábrákkal, jegyzetekkel, videós felvétellel. Ez mindig az adott, egyedi tudás transzferétől függ. A tudásmentés folyamata több szakaszból áll.

Rita, moderátorként először előkészíti a folyamatot a vezetővel. Még ebben a szakaszban külön egyeztet a szakértővel és az utóddal is magáról az expert debriefing módszertanról. Ezután következnek a tudásmentő foglalkozások, ahol a moderátor a szakértő és az utód vesz részt. Ezek alkalmanként kb. 2-3 órán keresztül tartanak és végeredményben 3 dokumentumot készítenek el együtt: egy személyes tudástérképet, listát a „házi feladatokra” és egy kapcsolat térképet. Miután megtörtént a tudásátadás felveszik a folyamatról a visszajelzéseket kérdőív segítségével. Ezt követi egy mérési fázis, ahol már a vezető segíti az utód munkáját, ekkor zárul az utód betanulása. Végül kb. 3 hónapot követően egy végső visszajelző kört tartanak, ahol magának a folyamatnak a beválását értékeli az utód, és beszámol arról, mennyire voltak hasznosak az anyagok, hányszor alkalmazta pl. a tudástérképet. „Leginkább a kapcsolat térkép felvételét élvezik a szakértők, a folyamat végén az utódok és a vezetők pedig nagyon hálásak” – osztja meg velünk Rita.

Nem egyszerű exit interjúról van szó!

A módszertan mögött egy erős folyamat van, és kifejezetten a munkáról és a tudásanyagokról van szó a foglalkozásokon. Néhány tippet is megosztott velünk Rita, minthogy hatékonyabbnak találta az online értekezleteket, valamint a házi feladatok lehetnek csoportosak is (pl. az eszközök kipróbálása), a moderátornak külön kell ügyelnie a bensőséges hangulat megteremtésére is (pl. nem ül bent a vezető, az extrovertált és introvertált személyek eltérően adják át a tudásukat). A dokumentációt a moderátor készítheti a foglalkozásokon, a tudástérképet érdemes egy mindmap-ben elkészíteni, ahova beágyazhatók a csatolt tudásanyagok és file-ok. „Tömérdek, értékes tudás gyűlik össze egy-egy tapasztalt szakértőnél. Az elmúlt időszakban az expert debriefing módszertan által, és a moderátori szerepemben rengeteget tanultam a szervezetről és a kollégák hétköznapi nehézségeiről”- zárja Rita.