Betanítás: sürgősebb, mint hinnéd

Mennyire tartod fontosnak az új munkatársak betanítását? És mennyire sürgősnek? A mi válaszunk mindkét kérdésre: NAGYON!

Ebben a cikkben

• rámutatunk, hogy miért lesz egyre fontosabb és sürgősebb a betanítás ott, ahol még nem az;
• hogyan alakíthatod vezetőként lehetőségekké a legfőbb ellenállási okokat;
• már most üzenjük: a nagyobb hatékonyságért nem szükséges a nagy cégekhez mérned vállalkozásodat.

Amikor rájövünk, hogy értékes

A fluktuáció lehet, hogy egy adottság, amihez egy önkiszolágló betanítási folyamattal jól lehet alkalmazkodni: az átadandó tudások egyszeri rögzítését követően nem kell ugyanazokat a hosszú előadásokat sokszor megtartani, hanem elég csak a betanulás önálló része során felmerült kérdéseket megválaszolni. Ha pedig nem fogadjuk el adottságnak a fluktuációt, éppen a betanítással tehetünk a csökkentéséért, különösen a fiatalok körében: ha már az első héten ellátjuk őket a szükséges információval és tudással, gyorsan tudjuk jelezni nekik, hogy azonnal lehetőséget kapnak a fejlődésre és számítunk rájuk. A csapból is az folyik, hogy a gazdaságilag aktív generációk közül a legfiatalabbak (Z, alfa) hamar döntenek az első napokban, és különösen fontos nekik a figyelem és a visszajelzés.

Felmerülhet, hogy egy kisvállalkozásnál a meglévő kevés erőforrással nem biztosítható a betanítás. Mi ezzel szemben azt mondjuk, hogy bár ez valóban jelentős kihívás, éppen a legkisebb cégek bírják el a legkevésbé a potyautasokat, akik lehetnek önhibájukon kívül is potyautasok – mert például belépésük óta nem kapták meg a megfelelő figyelmet és segítséget ahhoz, hogy érdemben részt tudjanak venni a termelésben.

A potyautasok jelenléte rend szerint feszültséget szül, és motivációvesztést a munkatársak körében. Ráadásul amíg nem teszünk a kollégák tudásának kiegyenlítéséért és felmerülnek újabb, a folyamatok ismeretét igénylő feladatok, azok kényszerből mindig a már addig is többet dolgozó munkatársakra fognak hárulni, akik ebben az ördögi körben könnyen motivációjukat veszíthetnek, kiéghetnek, végül akár fel is mondhatnak és magukkal vihetik értékes (nem rögzített) tudásukat.

A legkisebb cégeknek a legfontosabb, hogy mindenki értékes munkát végezzen

Számtalan ellenérvet, kifogást hallunk azzal szemben, hogy valaki tudatosan megossza tudását munkatársaival. Ezek közül három olyanra reagálok, amelyeket bizonyára te is gyakran hallasz csapatodtól, esetleg rosszabb napjaidon te magad is megfogalmazod néha.

1. “Ha megosztom a tudásomat, kevésbé leszek értékes a cég számára, lecserélhető leszek.”
   

Egy Okos Vállalkozásban a tudásátadás nem befolyásvesztéssel jár, hanem éppen lehetőséget teremt arra, hogy a tudását átadó kolléga ne szoruljon arra, hogy mindenképp ő lássa el feladatát, csak mert egyedül ő képes rá, miközben lehet, hogy egy kis értéket teremtő feladatra pazarolja drága idejét. Ehelyett az illető felszabadíthatja idejét azokra a még értékesebb feladatokra, amelyekkel eddig nem sikerült foglalkoznia, pedig nagy értéket teremthet velük – új üzleteket szerezhet, vagy fejlesztheti a cég folyamatait és ezáltal költségeket takaríthat meg.
Ez az időgazdálkodási elv a betanítás során is fontos: olyan tudásátadásra kell törekedni, amelyre lehetőleg csak egyszer kell időt szánnia az adott kulcsembernek, mert a tudásrögzítés után tudás sokszorosan átadható lesz az új belépőknek, a tudásgazdának legfeljebb néhány konzultáció erejéig érdemes belefolynia a betanításba ahelyett, hogy fél napokat töltene az újakkal minden belépéskor.

1. “Nem érzem magam elég kompetensnek ahhoz, hogy másokat tanítsak.”
   Minél kisebb a létszám az adott területen, annál valószínűbb, hogy ez csak egy kifogás, és valójában ez a tudásgazda az egyik legalkalmasabb dolgozó az adott feladat betanítására. Még akkor is, ha egy nála tapasztaltabb érkezőt tanít be, a helyi folyamatok és egyéb viszonyos sajátosságait jobban ismerve garantált, hogy jelentősen hozzá tud tenni a betanításhoz.
2. “Nincs megfelelő eszközünk vagy platformunk a tudásmegosztásra.”
   Meglehet, sok kkv vezető látta már, milyen színes-szagos és felépített tudásanyagokkal tanítanak be a nagyvállaltok, nem érdemes és nem is kell őket hajszolni. A Pareto-egyensúly itt is működik: a legjobb betanítási folyamatok eredményeinek 80%-át a ráfordított idő 20%-ában érték el. Eközben a belépési küszöb egyre alacsonyabb: például Microsoft-előfizetőként a Word-ben írt folyamatleírásoktól kezdve, a OneNote közös jegyzetein át a Teams és a Stream videórögzítési lehetőségeiig adottak azok a lehetőségek, amelyek a leglényegesebb tudások átadását elég hatékonyan támogatják.

Hogy mindezt hogyan segítjük, arról Okos Vállalkozás műhelyeinken tartunk bemutatót – hamarosan jövünk az új időpontokkal.  A Microsoft-on kívüli tér lehetőségeiről pedig hamarosan egy külön programot tartunk, melynek részleteivel szintén jelentkezni fogunk hírlevelünkben.

Ha nem Okos Vállalkozás hírlevelünkben találtál a cikkre, de még olvasnál hasonlókat tőlünk és szeretnél értesítéseket kapni Okos Vállalkozás programjainkról, könnyedén feliratkozhatsz egy perc alatt az alábbi linkre kattintva.

Ha Te is megjelentetnéd gondolataidat blogunkon, küldd el ötletedet a szabo.marton@kmexpert.hu e-mail címre!