A tudásháromszög jogi és gazdasági oldala viszonylag könnyen felállítható, azonban nem vagyunk ennyire szerencsések, ha az egyes szakigazgatási, például egészségügyi, oktatásügyi, környezetgazdálkodási, nemzetvédelmi vagy más tudásra van szükségünk. A kormányzati igazgatás és általában a közigazgatás a társadalom működésének szinte minden megnyilvánulását szabályozza, rendezi, ez által számos szakterületet érint, így gyakran tűnik úgy, hogy korszerű megvalósításához – amely a tervezést, végrehajtást és ellenőrzést egyaránt magában foglalja – polihisztorokra van szükség, a számos szakmai elvárásnak való megfelelés érdekében. Ez ma az egyén szintjén lehetetlen elvárás, de a szervezettől mindenképp elvárható.
A releváns és időszerű ismeretekből táplálkozó személyi és szervezeti tudás kiemelt jelentőségű, koncepcionális jellegű erőforrás-rendszer, amely hozzáadott értéket teremt a kormányzati ellenőrzés területén.
A tökéletesség állapota azonban illúzió. A kormányzati igazgatás hatékonysága mindig valamilyen relációban értelmezhető. Fontos tudnunk, hogy bármely dolog akkor hatékony, amikor a lehető legjobban megközelíti az elvárásainknak megfelelő állapotot. Azok az emberek, illetve szervezetek, amelyek kevésbé alkalmasak adekvát tudás előállítására versenyhátrányt szenvednek.
Jelen disszertáció alapgondolata azon a felismerésen alapszik, miszerint a korszerű tudásmenedzsment szemléletmóddal és eszközökkel nagymértékben javítható a kormányzati és kormányzati ellenőrzési munka hatékonysága és eredményessége. A tudással hatékonyan gazdálkodó szervezetben a munka minősége magasabb, a folyamatok ésszerűbbek. A tudásalapú szervezetek legfontosabb jellemzője a folyamatos megújulás, amely szervezeti struktúraváltozásokkal jár, az innováció területei kiszélesednek.
Az ellenőrzések által tett megállapítások komplex feltételösszességben kell, hogy megállják a helyüket. Alkalmassá kell tenni tehát a szervezetet, az egyéneket olyan ellenőrzések végrehajtására, amelyek adekvát ismeretekre, tapasztalatokra alapozva, korszerű jelentésekkel támogatják a központi közigazgatást, ennek pedig egyik eszköze az ellenőrzési szakterületre adaptált, tervezett és szervezett tudásmenedzsment.
A kormányzati ellenőrzések és a tudásmenedzsment alapú CPR összekapcsolása logikailag ésszerűnek tűnik, ugyanakkor magában hordoz egy feloldhatatlannak tűnő ellentmondást is, mégpedig azt, hogy az ellenőrzés funkciója jelenleg a vétlen és szándékosan elkövetett hibák feltárására irányul. Ennél fogva, az érintettek, természetes érdekeiktől vezérelve és érzelmi alapon a saját felelősségük csökkentésére, elfedésére tesznek erőfeszítéséket, ami ellene hat a valós tapasztalatok levonásának, az érdemi tanulságok feltárásának, megtalálásának. A körülírt jelenség elemzésétől jelen munka terjedelmi kereteiből adódóan eltekintek.
Az információkkal túlterhelt rendszerekben így a közigazgatásban és a kormányzati ellenőrzések során is, a szükséges tudás megtalálásán van a hangsúly, azaz azon a tényezőn, hogy az adekvát döntések meghozatalát megelőző, tudás-előállító folyamatban „tudom, hogy hol keressem a helyes ismeret forrását”.
A tudásmenedzsment segít eligazodni az ismeretek között, összekapcsolja a különböző szakterületekhez tartozó elméleteket és együttes alkalmazásuk révén új, jelen esetben a kormányzati ellenőrzésben használható tudás jön létre. A tudásmenedzsment tehát a tudásképzés és a tudásgazdálkodás módszertana, amelyet integrálni kell a munkafolyamatba, és amelyre motiválni kell az embereket. A kormányzati ellenőrzés működésének tekintetében rendkívül fontos szerepe van annak, hogy a személyi állomány alkotta szellemi erőforrás olyan módon legyen az egyes vizsgálatokhoz rendelve, amely az ellenőrzési folyamatok hatékonyságát pozitív irányba mozdítja el.
A hatékonyság növekedésének egyaránt jelentkeznie kell:
- az ellenőrzések elvégzéséhez szükséges adathalmaz minél bővebb feltöltésében,
- az adathalmaz releváns elemeinek kiszűrésében,
- az adatok szakmai szempontú csoportosításában
- és mindezek alapján a lehető leggyorsabb feldolgozásban.
A fenti szempontok szerint összeállított dokumentációkhoz rendelt szellemi tőke képes feldolgozni és tudássá transzformálni azokat az ismereteket, amelyek a jelentéseket támasztják alá. A tudással való hatékony gazdálkodásának eredményeként az ellenőrzésekre való egyéni felkészülés időszaka lerövidül, az ellenőrzésre kijelölt irányvonalak mentén történő vizsgálatok felgyorsulnak és a feltárt vizsgálati eredmények egyre pontosabban közelítik meg a valóságban végre hajtott folyamatokat.
Az ad hoc jelleggel végzett ellenőrzési feladatok ugyanis soha nem következetesek, a körülmények folyamatosan alakulnak, módosítják az ellenőrzési folyamatot, így az elérni kívánt cél elmosódik. A megszerzett ismeretek tacit tudássá alakulnak, amikor ott sejtjük a megoldást, de explicit módon nem tudjuk leképezni. Ez azt jelenti, hogy ismerni véljük a problémákat, de nem tudjuk az alapcélnak megfelelő formában kifejezésre juttatni, így nem teljesül az ellenőrzés legfontosabb érdemi funkciója, az adekvát visszacsatolás.
A tudásmenedzsment tudatos alkalmazásával kevesebb erőforrás és idő felhasználásával lehetünk képesek elvégezni vizsgálatainkat, ugyanakkor a feltárt diszfunkciók száma szorosabban megközelíti a diszfunkciók valós mennyiségét. Ezek mellett jelentősen csökkenthető a tervezési, végrehajtási és ellenőrzési folyamatok torzulása.
Fentiek értelmezését követően nem igényel további magyarázatot, hogy egy optimálisan működő kormányzati ellenőrzés – ellenőrzési tudás-erőforrás – előremutató, konstruktív ellenőrzési javaslatok megtételére való képessége révén hozzáadott-értéket teremt a kormányzati igazgatásban. A jelenleginél sokkal pontosabb eredmények állíthatóak fel, amelyek túlmutatnak az egyszerű ellenőrzési szempontokon, mint pénzügyi vagy jogi megfelelőség. A megállapításokon keresztül olyan problémák válnak láthatóvá, olyan tudás birtokába kerül a kormányzat, amivel képes a teljes közigazgatás átalakítására, redukálására. Hatékonyan menedzselt tudás birtokában fel tudjuk állítani a teljes államra kiterjedő feladatmátrixot, ami alapján teljesítménymutatókat tudunk számolni. A folyamatoptimalizálás eredményeként drasztikusan csökkenni fog az igazgatásügyi teljesítménymutatók száma, ami alacsonyabb szintre szorítja vissza az állami kiadásokat, amellett, hogy javul az állami szolgáltatások színvonala.
A tudásmenedzsmentre épülő közigazgatás-tervezés komplex tevékenység, amely során az igazgatásszervező felméri a teljes közigazgatási hálót, szakigazgatási folyamatokat, beleértve a funkciókat és feladatokat, valamint a hozzájuk rendelhető erőforrásokat. A jelenlegi állapot feltérképezését követi az elérni kívánt állapot meghatározása. Az eltérések elemzését követően kell felállítani az átalakítás módszerét. A két lenyomat felállításával jutunk olyan információk, majd tudás birtokába, amelyek hozzásegítenek bennünket az átalakítási folyamat minél gyorsabb és költséghatékony végrehajtásához, a felmerülő problémák kezeléséhez, hogy ez által gazdasági és igazgatásügyi szempontból, közvetlenül vagy közvetve, egyaránt haszon származzon.
A fejlesztés során mindig szem előtt kell tartanunk, hogy az egyes munkavégzők azok, akik a szükséges tudás birtokában végzik a feladataikat. Tehát az ember, mint a tudás birtokosa és hordozója áll a vizsgálódás középpontjában. Bármely szervezet igazi ereje az alkalmazottaiban rejlik, ezért a menedzsmentnek minden lehetséges módon segítenie kell az alkalmazottai együttműködését. Lehetőséget kell biztosítani a személyek közötti konstruktív interakciók megvalósítására. Az akadálymentes és a személyek egyéni szerveződési formáihoz igazodó kommunikáció lehetőséget ad ez egyedi elképzelések megosztására, értékes visszacsatolások szerzésére, a korábban kiaknázatlan tudáserőforrások felfedésére.
A kormányzati ellenőrzés jövőbeli eredményesebb, hatékonyabb, sikeresebb működését egy korszerű szemléletű tudásmenedzsment rendszer képes biztosítani.
A tudásmenedzsment nem helyettesíti, hanem kiegészíti a munkavégzést, a munkafolyamatok kiegészülnek a különböző „tudásfolyamatokkal”, úgy, mint a tudás korszerű beszerzése, transzformálása, alkalmazása, valamint megőrzése és átadása, melyekhez a technológia számos eszközt biztosít.
Szerző: Kantár Tamás, DBA
