A tudásbegyűjtés technikái

Beszámoló a Tudásmentés módszervásárról

2018 első TM Műhelyének keretében arra kerestük a választ, hogy milyen módon lehet megragadni az egyének csoportok tudását, hogy az a szervezeti tudásbázisba kerülve szolgálhassa a célok megvalósítását. „Bemelegítésként” olyan eseteket idéztünk fel, amelyek tudásvesztéssel járnak. Szakértői inputként a tudásmentés logikáját ismerték meg a részvevők, majd csoportmunkában gyűjtöttük össze a bevált tudásmentési módszereket.
Írásunkban összegezzük a történteket, és bemutatjuk a csoportmunka eredményeit.

Első lépésként triádokban dolgoztunk. A hármasokat arra kértük, hogy idézzenek fel tudásvesztéssel kapcsolatos szituációkat.

Néhány példa a megosztott esetekből:

• Természetesen előkerült a távozó munkatárssal együtt elvesző tudás. Különösen nagy gondot okozhat ez a jelenség ott, ahol nagy a fluktuáció.
• Az egyszer megoldott probléma tapasztalatából, megfelelő dokumentálás nélkül alig marad valami.
• Abból is lehet probléma, ha valaki a tudását rögzíti ugyan, de más számára nem érthetően vagy bizonyos (fejben tárolt) elemek kihagyásával.
• A szóbeli tudáscsere eredményei, megfelelő írásbeli rögzítés nélkül, szintén elveszhetnek. Így tűnhet el a süllyesztőben sok üzleti háttér tudás vagy ötlet is.
• Informatikai átállások során is veszhet el információ, vagy ha a rendszer nem elég felhasználóbarát, a gyakorlatban nem hasznosul a tárolt tudás.
• A leggondosabban megőrzött adatok is értéktelenné válhatnak, ha a felhasználásukkal kapcsolatos tudás nincs hozzákapcsolva (pl. átszervezés miatt egy területre új emberek kerülnek).
• Tudásvesztés a tudás továbbadása során is bekövetkezhet. Példaként az jött elő, hogy egy bizonyos feladattal kapcsolatos tudást egymásnak adták tovább munkatársak, és egy-egy elem közben elveszett vagy sérült.

A következő csoportmunka fázis előtt egy rövid kiselőadásban mutattam be (Gyulay Tibor házigazda) a tudásmentés logikáját.

A közös munka fő elemeként (4 fős csoportokban) az alkalmazott, bevált tudásmentési módszereket gyűjtöttük össze. A listát, egy gyors magyarázat és összegzés után szavazásra is bocsátottuk, hogy kiválasszuk azt a néhány technikát, amiről részletesebben is beszélgetünk.

A legtöbb szavazatot az alábbi módszerek kapták:

Könnyen frissíthető, update-elhető, karbantartható tudásbázis

• Kulcsemberek motiválása
• Mentor program
• Szakmai kilépő interjú
• Story telling (történet mesélés)
• Tudástérképezés

Ezekről a módszerekről részletesen is megosztottuk az alkalmazással kapcsolatos tudásokat, tapasztalatokat.

A csoportmunkák eredményét az alábbi fotók tartalmazzák (a fotóra kattintva megjelenik az összes flip chart lap képe):

A program sikere is azt mutatta, hogy van érdeklődés a konkrét alkalmazható TM módszertanok megismerése iránt. Erre az igényre reagálva, a jövőben olyan egész napos workshopokat is fogunk szervezni, ahol egy-egy technikát teljes részletességgel bemutatunk, és az alkalmazásához szükséges készségeket is fejlesztjük.