A projektek és a lessons learned

PMSZ kerekasztal személyes jegyzetei

A Magyar Projektmenedzsment Szövetség október 19-i szakmai teadélutánjának témája a projekt tapasztalatok feldolgozása volt. 6 izgalmas kérdés mentén jártuk körbe a témát. Jómagam is a meghívott beszélgető partnerek között ültem a pódiumon, de igyekeztem minél többet feljegyezni az hozzászólásokból. Az elhangzottak, véleményem szerint, nem csak a projektmenedzsmenttel foglalkozók számára lehetnek hasznosak.

Klimkó Gábor a PMSZ elnökhelyettese volt az est moderátora. Bevezetőjében elmondta, hogy a „A projektmenedzsment szakirodalom egyik mantrája a projektek során felgyülemlett tapasztalatok és tanulságok projektzárás utáni összegyűjtésének és megosztásának a szükségessége.”
A téma fontosságának taglalása után, a TM tréningünk egyik kulcs videóját mutattuk be, ahol az amerikai hadsereg gyakorlatából lehet rádöbbenni arra, hogy milyen lehetőség rejlik a projektek tapasztalatainak szakszerű feldolgozásában.

A program vezérfonalát az a kérdéssor alkotta, amit Klimkó Gábor előzetesen összeállított, és a 4 meghívott előadó (Béres Dóra, PMP Projektmenedzsment vezető, Provident Pénzügyi Zrt, Mészáros Ágnes, UniCredit Bank Zrt., Head of Change Management, Horváth Ervin Sysdata PSE Kft, minőségirányítási vezető és Gyulay Tibor, KM EXPERT tudásmenedzsment szakértő) válaszoltak meg.

A válaszokból a teljesség igénye nélkül idézek:

1. Mit nyerhetünk azzal, ha egy projekt során szerzett tapasztalatokat feldolgozzuk és azt felhasználjuk a következő projektek során?
   • Magától értetődő, hogy a tapasztalatok felhasználása megtakarítást jelent a következő projektek során.
   • Az emberi oldalt tekintve; az értékelés lehetőséget ad egyfajta ventillációra is, a az érintettek kibeszélhetik a problémáikat, panaszkodhatnak egy kicsit.
   • Személyesen is érdemes belegondolni, hogy hányszor kerülünk olyan helyzetbe, amikor elakadunk egy olyan munkafázisnál, amit egyszer már sikeresen megoldottunk, de mivel nem rögzítettük a tapasztalatokat, újra végig kell küzdeni magunkat a megoldáson.
2. Mitől hajlandók egy projekt résztvevői megosztani megszerzett tudásukat és tapasztalatukat?
   • Magyon fontos a megfelelő atmoszféra kialakítása: védett közeget kell kialakítani, ahol nem bűnbak keresés zajlik. Érdemes például valamilyen pozitív hangulatú eseménnyel (ünneplés, jutalmazás) összekötni a programot.
   • A körülmények is befolyásolhatják a csapatot, illetve az alkalmazott technikai eszköz, megosztó felület is inspirálóan hathat a munkára.
   • Előre tisztázni kell a szabályokat, a levezető „objektív moderátornak”, kézben kell tartania a csoport dinamikáját.
   • A vezetők és a „beépített emberek” jó példája is kedvezően befolyásolhatja a működést.
3. Átadható-e, megőrizhető-e a megszerzett tapasztalat és tudás?
   • Ha ez nem történik meg, nincs értelme a tapasztalatok levonásának (kidobott idő, a felesleges munka demotiváló hatása)
   • A tudás típusától is függ, hogy hogyan rögzíthetjük vagy adhatjuk át a különböző tudáselemeket. A legnehezebb dolgunk a fejben elraktározott un. „tacit” tudással van. Erről sokszor még a tudásgazda sem „tudja, hogy tudja”. A leírható elemekkel könnyebb bánni, szabályzatba, tananyagba illeszthetők. „A project insights” gyűjtemény hasznos segítheti a következő projektek felkészülését.
   • A konkrét esetek megbeszélése a leghatékonyabb, van, ahol a „A hét szívása” elnevezésű tudásmegosztó megbeszélést alkalmazzák sikerrel.
   • Hasznos lehet, ha a tapasztalatok begyűjtését nem hagyjuk a projekt zárás időszakéra, hanem már a projekt fázisok végén megkezdjük.

4. Hogyan tehetjük a megosztott tudást elérhetővé és “újrafelhasználhatóvá”?
   • A személyes beépülést segítheti, ha maga a tapasztalat feldolgozási folyamat is élményszerű; az „Aha élmény” fixálhatja a felismeréseket, tanulságokat.
   • A lejegyzett tapasztalatok „nyers formában” egy másik személy vagy team számára nehezen felhasználhatók. Szükség van feldolgozásra, finomításra a potenciális felhasználók szükségletei szerint.
   • A tudás eljuttatása a célcsoporthoz alapvetően két módon történhet: push vagy pull módszerekkel. A „push” azt jelenti, hogy „rányomjuk” a tudást a célcsoport tagjaira (képzés, szabályzat, felkészítés…), a „pull” pedig az elérhetővé tételt jelent (keresők, hozzáférés, szakértői listák…)
5. Mi lehet a szerepe ebben a folyamatban egy projektirodának?
   • Az nem elég, ha a projektvezető elkezdi gyűjtögetni a tapasztalatokat. A Projekt Iroda folyamatokat ad hozzá (szabályzatok), fórumot teremt a megosztásra, közvetítő, katalizátor szerepet játszik.
   • A projekt indító csomagban egy feladat lehet például az előző hasonló projektek tapasztalatainak tanulmányozása.
6. Megéri-e erre az egészre egyáltalán energiát fordítani, és hogyan tehetjük ezt meg leghatékonyabban?
   • Felmerül a kérdés, ha ez ennyire jó, miért nem csinálja mindenki? Át kell hidalni azt a problémát, ami tapasztalatok keletkezése és újrahasznosítása között van térben, időben és személyekben!
   • Csak okosan szabad hozzáfogni; ha nem használjuk az összegyűlt tapasztalatokat, ha csupán általánosságokat szűrünk le, inkább negatív hatásokra számíthatunk.
   • Nehéz mérni az eredményt. Nem könnyű kimutatni, mennyivel lett olcsóbb a projekt attól, hogy használtuk az előző tapasztalatokat. A releváns KPI-ok megtalálása sem egyszerű.
   • Van, ahol egyértelmű versenyelőnyt jelent, ha (a tapasztalatok felhasználásával) hatékonyabbá válnak a projektjeink, és a kulcsemberek megtartásában is segíthet, ha tanulásközpontú környezetet hozunk létre.
   • Mindenképpen érdemes kalkulálni, hogy a projektek költségvetéséhez, súlyához képest mekkora befektetést igényel a tapasztalatok begyűjtése, feldolgozása. Ha az egyenleg pozitív, bele kell vágni!

A részvevők kérdéseiből, hozzászólásaiból is az derült ki, hogy sokakat foglalkoztatnak ezek a kérdések. Én sokat tanultam a gondolatcseréből, remélem, a részvevők is!

Köszönöm a PMSZ-nek a lehetőséget, hogy egy ilyen fontos közegben is lehetőséget adott a tudásmenedzsment témakörének!

Gyulay Tibor