A Knoco 2017-ben egy átfogó tudásmenedzsment kutatást indított. Ennek célja az volt, hogy megtudja, hogyan működik a gyakorlatban ez a sok szempontból még igen gyerekcipőben járó terület. A kutatás során különböző méretű, területtel foglalkozó és TM érettségi fázisban lévő cégeknek tettek fel kérdéseket.
A kutatás során, témák szerint csoportosítva a következő információkra derült fény:
Okok, amiért nem foglalkoznak a szervezetek a TM-mel
A leggyakoribb válasz az volt, hogy jelenleg mások a prioritások. Népszerű válasz volt még az is, hogy nincs kész erre a szervezeti kultúra, hogy túl drágának tartják, és hogy nem tudnak eleget a TM-ről. Akadtak olyanok is, akik szerint nem adna plusz értéket a TM, és olyanok is, akik úgy érzik, már foglalkoznak a témával, csak épp máshogy nevezik.
Okok, amiért a szervezetek feladták a TM-et
Az esetek többségében azért bukott el a TM bevezetése, mert közbeszólt egy nemzetközi átszervezés. Második helyre került, hogy a kulturális akadályok túl erősnek bizonyultak. Szerepelt még a válaszok között az is, hogy a személyzet nem lett eléggé bevonva, és hogy a technológia nem úgy működött, mint azt várták.
Alkalmazási terület és költségvetés
Majdnem a résztvevők kétharmada a szervezet egészére alkalmazza a tudásmenedzsmentet, és több mint kétharmada szerint a TM fontossága fokozatosan nő. Az éves TM költség egy főre jutó része a felmérés alapján méretgazdaságosságot mutat (a cég méretének növekedésével arányosan csökken), és átlagosan 46USD-ra becsülték.
A TM csapat
A tudásmenedzsmenttel foglalkozó csapatok számának módusza 4, átlaga 9. Az adatokat a cégméret és a TM-érettség is befolyásolja: a csapat az érettségi szint növekedésével általában bővül. A nagyobb cégeknek nagyobb csapatuk van, de a csapat bővülése nem arányos a méret növekedésével.
A TM fókuszai
A kutatás során a kitöltőket megkérték, hogy állítsanak sorrendbe három tudásfajtát aszerint, hogy ezek milyen fontosak a TM programjukban. Az első helyre annak a folyamatnak a tudása került, amit a kitöltő vagy az ügyfél alkalmaz. Ezt szorosan követte az a termékkel kapcsolatos tudás, amit a kitöltő készít vagy elad. A harmadik helyre az ügyfélről szerzett/ügyfélnek szánt tudás állt. A megkérdezettek a TM-mel kapcsolatosan fontos tényezőnek tartották, hogy működtetése hatékony legyen, a cégen belül eredményes legyen, hozzásegítsen a jobb szolgáltatáshoz, segítse az innovációt és azt is, hogy lehetővé tegye a vállalati növekedést.
A TM előnyei
A megkérdezettek úgy számoltak be, hogy számos kézzelfogható előnyt tudnak kötni a TM-hez. Kevesebb időt kell tölteniük egy dokumentum keresésével, kevesebb időbe telik, hogy az új alkalmazottak megszerezzék a szükséges kompetenciákat, a működtetési- és a projektköltség lecsökken, a fontos ügyfelek elégedettsége megnő. A kitöltők fele úgy gondolta, hogy a TM abban is segít, hogy a vezetők jobban ráláthassanak az üzleti ügyekre.
TM technológiák
A kutatók arra voltak kíváncsiak, milyen tevékenységeket támogat a szervezet valamilyen technológiával a TM program keretein belül. A legnépszerűbbek csökkenő sorrendben: dokumentumok keresése, emberek keresése, dokumentumokon való együttműködés, standardok és legjobb gyakorlatok megosztása, e-learning és oktatás stb. A leggyakrabban használt software-ek a SharePoint rendszerek, a saját fejlesztésű szoftverek, a Yammer és az SAP volt. A 2014-es kutatáshoz képest a Confluence és a Yammer fejlődött ezen a téren a legtöbbet.
TM folyamatok
A kutatás alanyai beszámoltak arról, milyen célokra létezik meghatározott folyamat a TM programjukhoz kapcsolódóan. A legtöbb TM folyamat a tudás megvitatásához és megosztásához kapcsolódik (egy csoporton belül), ezt követte a tudás magragadása egyénektől. A projektekből, csapatoktól való tudásmegragadás már egy párral kevesebb szavazatot kapott. Léteznek még folyamatok a best practice megosztására, tudásátadásra, tudásteremtésre, múltbeli tanulságok és tudások áttekintésére, valamint a tudás és a legjobb gyakorlatok összekötésére is.
A legtöbb értéket a TM folyamatok közül a tudás kerekasztal, a coaching és mentoring, a projekt tanulságok megragadása és a tanulságok levonása (AAR) teremti. De fontos megjegyezni, hogy a gyakran használt folyamatok alapból is több értéket teremtenek, míg a ritkábban használtak kevesebbet.
A TM kivitelezése és vezetése
A TM-vezetéshez tartozó elemek az érettebb fázisban lévő cégeknél egyre gyakrabban fordulnak elő. Ezek közül a leggyakrabban használtak: TM stratégia, TM referencia anyagok, TM vízió, TM tréning, TM bajnokok a részlegeken belül.
A TM legnagyobb akadályai a kulturális problémák, a vezetőség támogatásának hiánya, az ösztönzés hiánya, a TM szerepek és felelősségek kiosztásának hiánya és a TM megközelítés hiánya volt.
A kitöltők szerint a TM sikerességéhez leginkább a bajnokok, a felső szintű vezetés, a TM értékek kézzelfoghatósága és a könnyen kezelhető technológia járult hozzá.
TM és kultúra
Ahogy az már kiderült, a felmérés szerint a kultúra a TM legnagyobb akadályozó tényezője. Ezt bizonyítja az is, hogy azoknál a szervezetknél sokkal kevesebb kulturális probléma fedezhető fel, ahova a TM teljesen beágyazódott a hétköznapokba. Ez értelmezhető úgy, hogy ahol a kultúra támogatóbb, ott könnyebb beágyazni a TM-et; vagy úgy, hogy a TM bevezetése kulturális változásokat követel; és úgy is, hogy a beágyazott TM megváltoztatja a kultúrát.
A problémákat tovább vizsgálva az derült ki, hogy a kulturális nehézségeken belül leginkább a rövidtávú gondolkodás, a megosztásra való nyitottság hiánya, a felhatalmazás és a status quo megváltoztatásának kihívásai a problémás elemek.
Legjobb gyakorlatok (best practice)
A megkérdezettek több mint fele (57%-a) válaszolta, hogy szervezetükben a TM aktivitások közé tartozik a jó/legjobb gyakorlatokkal való foglalkozás. A teljesítményjavítást a jó/legjobb gyakorlatok 0-5ös értékelés során (ahol 0 az egyeltalán nem hatékony, 5 a teljesen hatékony) a válaszolók 80%-a értékelte legalább 3-asra
A best practice tárolásával azok voltak leginkább megelégedve, ahol wiki, intranet vagy erre szánt tudásmenedzsment software állt rendelkezésre.
Akkor bizonyultak a leghatékonyabbnak a legjobb gyakorlatok, ha ezeket a dolgozók írják le, és a jóságát a használók rangsorolása adja meg. Ezt a módszert azonban csak a kitöltők két százaléka alkalmazza. A második leghatékonyabb, és egyben a legnépszerűbb eljárás az volt, hogy a legjobb gyakorlatot az adott terület szakértője állítja fel.
Tanulságok levonása
A megkérdezettek 61%-a mondta, hogy a szervezetüknél alkalmazzák a lesson-learninget.
A folyamat részeként legtöbben előre meghatározott folyamatokat használnak, hogy azonosíthassák a tanulságokat. Sok helyen használnak minőségbiztosítást, mások az események jóváhagyására is időt szánnak a folyamat során.
A tanulságok tárolása akkor bizonyult a leghasznosabbnak, ha volt erre külön beépített rendszer, vagy egy adatbázisban feljegyzéseket készítettek (pl.: Microsoft Access).
Tudásközösségek
A megkérdezettek 64%-ánál léteznek tudásközösségek. Ezek túlnyomó többsége belső közösség, a méretük leggyakrabban 10-50 fő közötti, de található 5000fős közösség is (ezek a nagyobb vállalatoknál fordulnak elő).
A tudásközösségek kiválasztásának különböző módjai lehetnek, hatékonyság szerint csökkenő sorrendben: a közösségek és a kapcsolati hálók alulról építkeznek, és néhány hivatalossá válik; alulról építkeznek a felhasználói érdeklődésre reagálva; tudatosan választják ki bizonyos témák alapján; spontán jönnek létre egy probléma megoldására, vagy egy kérdés megválaszolására, majd feloszlanak.
Összefoglalva az mondható el, hogy a TM egyértelműen kézzel fogható értékeket teremt, habár teljes beágyazása akár egy évtizedig is eltarthat. A támogató technológiák leginkább vállalati technológiák, a támogató folyamatoknál leginkább a hagyományos módszerek kerülnek előtérbe, de a TM fókuszok, és így a stratégiák és a módszerek is szektoronként és mérettől függően is változóak.
